L'apertura al pubblico esterno della Biblioteca del Senato ha fornito una spinta determinante alla modernizzazione degli strumenti di accesso alle collezioni. L'allargamento dell'utenza richiedeva infatti la messa a disposizione del pubblico di strumenti che lo rendessero autonomo nella ricerca e che consentissero di accedere ai cataloghi anche da remoto. A ciò si affiancava l'esigenza di uno strumento tecnologico aggiornato in grado di consentire, oltre ad una catalogazione qualitativamente migliore, la gestione integrata di tutti i settori della Biblioteca (acquisizioni, circolazione).

La Biblioteca del Senato si era dotata di un primo strumento di automazione nel 1994. Prima di allora e fino all'introduzione dello strumento OPAC per la consultazione da parte degli utenti (1998, ma fino al 2003 disponibile solo in biblioteca), produceva i tradizionali strumenti cartacei dei cataloghi a schede per autori e per soggetti (1848-1999) che rispondevano a regole catalografiche diventate nel tempo desuete, sia per quanto riguardava la sintassi della registrazione che per la scelta e la forma degli accessi. Per rendere possibile la consultazione dell'intero patrimonio bibliografico attraverso il computer, il Catalogo storico a schede era stato trasferito su supporto digitale in formato immagine.

Per l'apertura al pubblico i due strumenti, l'OPAC e il catalogo storico digitalizzato vengono messi a disposizione in rete. Le due tranches del catalogo sono rimaste separate (Catalogo storico, 1848-1999; Catalogo corrente, 1994-) fino al 2013, quando si è conclusa la conversione retrospettiva del cartaceo.

All'inizio degli anni Duemila si realizza un avvicinamento delle biblioteche dei due rami del Parlamento che collaborano (insieme anche alla Biblioteca della Banca d'Italia) alla scelta di un software di nuova generazione, Aleph 500, adottato dalla Biblioteca della Camera nel 2001 e dal Senato nel 2003. L'uso del nuovo strumento entra a regime in Senato nel 2005 con i moduli relativi alla catalogazione, alla circolazione e al prestito interbibliotecario, cui seguiranno nel 2007 il modulo acquisizioni e, qualche anno più tardi, i periodici.

Per il Senato l'acquisto di Aleph 500 significa l'adozione degli standard ISBD (International Standard Bibliographic Description) e l'abbandono di un formato di record proprietario in favore dell'UNIMARC. In un certo senso l'apertura della Biblioteca al pubblico si traduce sul piano tecnologico nell'adozione di modelli catalografici condivisi con la comunità professionale a livello internazionale.

L'idea di un'effettiva integrazione delle attività di catalogazione delle biblioteche di Camera e Senato in questa fase iniziale di scelta del software gestionale è ancora lontana e le installazioni rimangono fisicamente distinte. Solo la firma del Protocollo d'intesa sul Polo bibliotecario parlamentare segna l'inizio dell'effettiva integrazione della catalogazione nelle due biblioteche. Si lavora immediatamente alla realizzazione di un punto unificato di accesso via web (2007) che garantisce all'utente la possibilità di ricercare simultaneamente le collezioni del Polo. Le due biblioteche si dotano entrambe di server Z39.50 per poter lavorare in catalogazione derivata.

Dietro l'OPAC unificato la situazione iniziale rimane però ancora immutata: l'interfaccia web nasce infatti dalla copia e dall'aggiornamento quotidiano dei dati del Senato, che conserva la sua installazione autonoma, sui server della Camera che provvede a generare un OPAC web contenente i dati di entrambe le biblioteche.

Il passo ulteriore arriva nel 2009. Le biblioteche decidono di unificare le due installazioni del software in un'unica installazione comune, trasferendo l'attività corrente della Biblioteca del Senato direttamente (e non più sotto forma di copia) sui server della Camera dei Deputati. Il cambiamento più significativo nell'immediato è la creazione di un database degli utenti unico che consente una gestione integrata della circolazione.

Per quanto riguarda invece i dati bibliografici l'interfaccia OPAC e le possibilità di ricerca sui database delle biblioteche del Polo rimangono immutate: l'installazione unificata si configura attualmente come un contenitore comune nel quale gli archivi bibliografici sono semplicemente giustapposti e non fusi in un unico catalogo bibliografico. Dal 2009 ad oggi i due database bibliografici si sono arricchiti dei rispettivi cataloghi storici avendo entrambe le biblioteche portato a termine la conversione in formato elettronico dei cataloghi cartacei.

Il progetto di creare un vero e proprio catalogo unificato è in corso di studio. La forte sovrapposizione tra le due collezioni che abbiamo stimato pari circa al 65% del patrimonio della Biblioteca del Senato, costituisce evidentemente la difficoltà principale che impone di riflettere sulla fattibilità e sui costi del progetto. Va valutata in particolare l'opportunità di procedere ad una fusione dei dati bibliografici, con un'incidenza sicuramente rilevante di duplicazioni, a fronte dell'esistenza di strumenti tecnologici che consentirebbero l'interrogazione simultanea di database diversi e la presentazione all'utente finale di un risultato pressoché identico all'esito di una ricerca su un archivio unico.