Il decennio trascorso è passato anche attraverso una necessaria ridefinizione e progressiva estensione dei servizi offerti al pubblico, sia per l'ampliamento e differenziazione della platea degli utenti (non più solo parlamentari ed uffici interni ma anche una variegata nuova utenza esterna) sia per la trasformazione delle modalità di assistenza ai frequentatori, dovuta insieme all'affinamento del concetto di reference ed all'evoluzione tecnologica. Di tale sviluppo hanno costantemente reso conto gli articoli pubblicati su MinervaWeb in questa stessa rubrica e per i quali rimandiamo al titolo Biblioteca in uso dell' Indice per rubrica del bimestrale. Qui di seguito intendiamo ripercorrere le iniziative adottate nei dieci anni per comunicare i servizi all'utenza.

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Dal momento dell'apertura al pubblico del 21 giugno 2003, l'obiettivo della Biblioteca è stato quello di far conoscere all'esterno il suo patrimonio e i suoi servizi. Per una Biblioteca che per circa 150 anni è stata una struttura di servizio interna della Camera Alta la sfida era quella di far sapere al più alto numero possibile dei suoi potenziali utenti che nella nuova sede di Palazzo della Minerva tutti i cittadini erano benvenuti (fino a gennaio del 2007 al compimento del 18° anno di età, e con la nascita del Polo bibliotecario parlamentare nel febbraio del 2007 al compimento del 16° anno di età).

Questo difficile percorso di comunicazione - che non si potrà dire completato fino a quando ci sarà anche solo una persona che ancora ci chiederà "Ma siete aperti al pubblico? Non lo sapevo" - è stato condotto su numerosi fronti.

Il primo è stato certamente il sito web della Biblioteca. Su di esso infatti la Biblioteca ha investito fin dal principio le competenze e il tempo del proprio personale specializzato allo scopo di renderlo uno - se non il principale - canale di comunicazione con il suo pubblico. I principi ai quali ci si è ispirati sono dunque stati la chiarezza espositiva, la completezza e ricchezza dell'informazione, l'offerta di servizi fruibili anche a distanza, l'aggiornamento costante. Il sito ha subito tra l'altro nel corso di questi dieci anni numerosi restyling e riorganizzazioni, sia in concomitanza con il cambiamento della piattaforma del sito web del Senato nel suo complesso, sia in relazione all'evoluzione del Web e al modificarsi delle sue modalità comunicative.

All'interno del sito della Biblioteca, uno strumento di comunicazione particolarmente significativo è MinervaWeb, che è nata con una semplice newsletter trimestrale contenente novità e informazioni per il pubblico dei lettori della Biblioteca ed è diventata con la nascita della nuova serie, nel 2011, un vero e proprio bimestrale, in cui oltre alle notizie di attualità, sono proposti veri e propri articoli di approfondimento su discipline e tematiche inerenti alle specializzazioni della Biblioteca (di MinervaWeb si parla anche in un altro articolo di questo numero). Ad oggi sono oltre 3.000 gli iscritti alla mailing list di MinervaWeb, cui si aggiungono centinaia di biblioteche, istituti culturali e archivi.

Il secondo fronte di comunicazione è consistito nell'elaborazione di un'immagine coordinata della Biblioteca del Senato, che comprendesse logotipo identificativo, colori, caratteri tipografici, impaginazione e presentazione grafica dei documenti, impostazione della comunicazione commerciale e promozionale. Per realizzare questo obiettivo fin dal 2004 ci si è rivolti a specialisti del settore della comunicazione visiva ed è stato condotta una comparazione di idee e proposte che ha occupato a lungo il personale della Biblioteca. Alla fine, si è scelto di farsi rappresentare da un'immagine dell'elefantino con l'obelisco di piazza della Minerva, sia per la vicinanza fisica di questo monumento alla nuova sede di Palazzo della Minerva sia per l'idea di saggezza spesso associata a questo animale e particolarmente coerente con il ruolo di una biblioteca che si fa depositaria di un patrimonio che di questa saggezza è l'espressione. Sul sito del grafico che ha curato l'identità visiva è possibile vedere alcune applicazioni di questa soluzione.

A partire da questa soluzione le applicazioni in questi dieci anni sono state numerosissime: pubblicazioni, manifesti e locandine, depliant, modulistica interna, prodotti web, prodotti video ecc. In occasione del decennale della Biblioteca è stato inoltre realizzato - sempre secondo le coordinate generali dell'identità visiva - un logo apposito che ha caratterizzato e caratterizzerà la comunicazione durante tutto il 2013.

Subito dopo la realizzazione dell'immagine coordinata della Biblioteca, si è inoltre lavorato su un terzo fronte comunicativo, ossia un video promozionale ed informativo sulla Biblioteca e i suoi servizi. Anche in questo caso, si è condotta una comparazione di idee proposte da professionisti del Settore fino alla scelta della soluzione proposta da Kerem Eng e Seminal Film. Dopo un attento lavoro sulla sceneggiatura e sui contenuti, sono iniziate le riprese che hanno coinvolto parlamentari, personale e utenti per qualche settimana. Il video, del regista Alessandro Piva e dal titolo "I libri di Minerva", ha anche vinto - per la categoria documentari - "A corto di libri", concorso nazionale per cortometraggi dedicati al tema delle biblioteche, indetto dalla sezione Umbria dell'Associazione italiana biblioteche con il patrocinio di Regione Umbria, Provincia di Perugia, ANCI.

Il video è disponibile in DVD (gratuitamente distribuito in biblioteca) ed è visibile su You Tube.

A parte, nei contenuti speciali del video compaiono anche le interviste ad illustri utenti della Biblioteca: il parlamentare e giurista Leopoldo Elia, deceduto nel 2008 (video), gli storici Rosario Villari (video) e Piero Craveri (video), la giurista Laura Moscati (video) e Carlo Chimenti, già direttore della Biblioteca e costituzionalista (video).

All'inizio di questo anno l'Ufficio Stampa del Senato - nell'ambito della realizzazione di una serie di documentari dedicati ai palazzi del Senato aperti al pubblico - ha realizzato un nuovo video su Palazzo della Minerva e sulla Biblioteca del Senato, che da qualche mese è in onda sul canale satellitare del Senato. Il video propone nuovi punti di vista sulla Biblioteca, dando conto dei numerosi cambiamenti intervenuti in questi ultimi anni dal punto di vista dei servizi offerti dalla Biblioteca, oltre a fornire un inquadramento storico, artistico e archeologico sul palazzo della Minerva.