Lo scorso mese di marzo si è concluso il progetto di recupero in formato elettronico del Catalogo storico della Biblioteca del Senato. I dati ottenuti dall'intervento di conversione sono stati riversati nel sistema di gestione corrente per offrire all'utenza attraverso l'OPAC un unico strumento di accesso alle collezioni, dall'istituzione della Biblioteca nel 1848 a oggi.

Prima della conversione il Catalogo storico rappresentava il principale strumento di ricerca per i documenti acquisiti dalla Biblioteca dal 1848 al 1993, coprendo circa il 75% del patrimonio della Biblioteca. La catalogazione in formato elettronico è infatti iniziata in Senato solamente nel 1994 e i dati già presenti nel sistema di gestione corrente ALEPH coprivano dunque, salvo recuperi mirati di particolari fondi, solo gli ultimi 19 anni di acquisizioni.

Il Catalogo storico si presentava in formato cartaceo a schede. Nel 2001 la Biblioteca aveva realizzato un primo intervento di digitalizzazione consistente nella riproduzione delle schede in formato immagine. Tale strumento ha consentito comunque fino allo scorso marzo la consultabilità in rete delle immagini delle schede, seppur limitata a chiavi di ricerca essenziali. Non poteva tuttavia né essere utilizzato per la gestione amministrativa del patrimonio, né essere integrato al sistema ALEPH ai fini della ricerca o della circolazione. Il passo ulteriore era dunque la piena informatizzazione del Catalogo storico realizzata mediante la trasposizione dei dati contenuti nelle 945.000 schede in un formato omogeneo al sistema ALEPH 500.

Il recupero del Catalogo storico del Senato si inscrive in un progetto più ampio, condiviso con la Biblioteca della Camera dei Deputati. A partire dal 2002 le amministrazioni dei due rami del Parlamento hanno portato avanti un piano complessivo mirato alla messa a disposizione gratuita sulla rete internet degli atti parlamentari e all'accessibilità e fruibilità del patrimonio delle biblioteche e degli archivi storici attraverso la rete.

Nell'ambito di tale progetto, le due biblioteche parlamentari hanno lavorato con l'obiettivo comune di aggiornare gli strumenti elettronici in uso, automatizzare la gestione delle collezioni e semplificare l'accesso del pubblico ai documenti attraverso la rete internet. Ciò ha comportato la creazione di nuovi strumenti laddove non esistevano (es. collezioni digitali dei fondi storici), ma anche e soprattutto lo svecchiamento e l'integrazione del corredo frammentario degli strumenti di ricerca, i cataloghi. Questa convergenza di obiettivi si è rafforzata ancora di più con la firma del Protocollo d'intesa per il Polo Bibliotecario Parlamentare, siglato nel 2007, che ha individuato nell'integrazione dei cataloghi delle due Biblioteche un requisito indispensabile per il coordinamento efficace delle collezioni e dei servizi.

Il recupero delle informazioni bibliografiche contenute nel Catalogo storico è avvenuto prevalentemente tramite catalogazione derivata (recuperando cioè i dati da altre banche dati già in formato elettronico). Il progetto, studiato in modo da attingere al catalogo della Camera dei Deputati come prima fonte autorevole di derivazione dei record ha consentito di creare i presupposti per la massima integrazione tra le basi dati delle due biblioteche.