Dal 13 al 15 settembre 2012 la Camera dei Deputati ha ospitato la World e-Parliament Conference, co-organizzata dalle Nazioni Unite e dall'Unione Interparlamentare attraverso il Global Center for ICT in Parliament. Giunta alla sua V edizione (dopo Ginevra 2007, Bruxelles 2008, Washington 2009 e Johannesburg 2010), la Conferenza si è confermata come il luogo privilegiato per un bilancio sullo stato dell'arte dell'innovazione tecnologica nelle assemblee parlamentari con il duplice obiettivo di presentare gli sviluppi tecnologici più avanzati e di promuovere il confronto, la cooperazione, la condivisione di una strategia di sviluppo e applicazione delle tecnologie.

Trasversale alle diverse sessioni di lavoro, dedicate a singoli aspetti dell'attività parlamentare o a specifici servizi dell'amministrazione, è l'idea di un'istituzione parlamentare smaterializzata, più accessibile e trasparente, non confinata in luoghi fisici ma virtualizzata a beneficio dei parlamentari, delle amministrazioni e anche dei cittadini, condividendo tutti, con modalità e livelli diversi, gli stessi strumenti informativi. I siti web, i device mobili e la tecnologia del cloud computing amplificano questa idea di smaterializzazione e con essa l'aspettativa di una disponibilità immediata dell'informazione, organizzata in un non-luogo accessibile sempre e ovunque.

L'attenzione alle biblioteche quali soggetti di primo piano nella gestione dell'informazione parlamentare si è andata via via rafforzando nelle edizioni successive della Conferenza. Inserite in un primo momento nel generale discorso sui servizi di documentazione e informazione ai membri del Parlamento, le istituzioni bibliotecarie hanno trovato a partire dal 2008 una collocazione propria e degli spazi di discussione dedicati. Questo è sicuramente il risultato della collaborazione tra il Global Center for ICT in Parliament e la sezione Library and Research Services for Parliaments dell'IFLA (International Federation of Library Associations and Institutions) che ha prodotto negli ultimi anni anche importanti iniziative editoriali (la più recente: Information and communication technologies in parliamentary libraries: handbook. United Nations, 2012) e di formazione indirizzate ai paesi in via di sviluppo.

A Ginevra nel 2007 alle biblioteche parlamentari è dedicato un accenno nel discorso generale sullo stato della tecnologia nei parlamenti. Viene ricordato il ruolo di mediazione svolto dalla biblioteca e dai servizi di ricerca tra l'utente e l'informazione presente sul web.

Dal 2008 a Bruxelles le biblioteche trovano una collocazione quasi naturale nella sessione sulla cooperazione tra i parlamenti. Le biblioteche infatti hanno la peculiarità di presentarsi già come network consolidati grazie al ruolo svolto da organizzazioni quali l'IFLA, ma anche l'ECPRD (European Centre for Parliamentary Research & Documentation) la cui mission è favorire il dialogo e il confronto formativo tra le istituzioni parlamentari proprio nel settore dell'informazione e della documentazione. Sul modello dell'ECPRD e su impulso delle Nazioni Unite sono nati nel corso degli ultimi anni anche l'APKN (African Parliamentary Knowledge Network) e la rete RIPALC (Red de Intercambio de Los Parlamentos de America Latina y El Caribe). Le biblioteche rivendicano qui un ruolo pionieristico nell'applicazione delle tecnologie dell'informazione e comunicazione, nonché nella discussione e nel confronto sull'applicazione delle nuove tecnologie e degli standard. La biblioteca si presenta anche come spazio virtuale di incontro tra parlamento e cittadini. Emerge la necessità di investire sul reclutamento di risorse umane specializzate per l'organizzazione e la gestione delle biblioteche parlamentari e dei servizi di ricerca, personale in grado di gestire il ruolo strategico di questi settori nel quadro generale della tecnologia dell'informazione. Le biblioteche e i servizi di ricerca svolgono una funzione chiave nella mediazione informativa, contrastando l'eccesso di informazione e soddisfacendo la necessità dei parlamentari di accedere alle informazioni effettivamente rilevanti in modo rapido ed efficace.

Nel 2009 a Washington viene approfondito il ruolo della biblioteca e dei servizi di ricerca e documentazione come protagonisti dell'evoluzione tecnologica dell'informazione nei parlamenti. Essi assolvono al compito di fornire un'informazione indipendente e la tecnologia consente di rendere più rapido ed efficace il processo di mediazione informativa, indirizzato a nuove generazioni di rappresentanti che hanno familiarità con la tecnologia e sono di conseguenza più esigenti. Nella sessione dedicata ai servizi di ricerca parlamentari spiccano fra i relatori direttori di servizio provenienti da diversi continenti e, ancora, la voce dell'IFLA che annuncia la pubblicazione imminente dell'edizione aggiornata delle Guidelines for Legislative Libraries (De Gruyter Saur, 2009), oggi tradotta, grazie al lavoro volontario di diversi parlamenti nazionali, in arabo, cinese, francese, russo, spagnolo. Emerge però da tutti anche la consapevolezza dello scarso riconoscimento del valore delle biblioteche all'interno di diversi parlamenti che le biblioteche stesse possono contrastare rendendosi proattive nella promozione dei propri servizi e prodotti informativi.

La presenza di una sessione dedicata alle biblioteche è ormai consolidata nel 2010 a Johannesburg. Il discorso si raffina e contempla le diverse tipologie di biblioteca parlamentare, includendo anche quelle aperte al pubblico dei cittadini che hanno esigenze tecnologiche diverse e più ampie. In questa prospettiva appare evidente come la biblioteca parlamentare possa aver bisogno di staff qualificato non solo nelle discipline biblioteconomiche, ma anche professionisti dell'ICT che consentano alla biblioteca di partecipare attivamente allo sviluppo di strumenti fondamentali di comunicazione con la propria utenza quali il sito web del parlamento.

La presenza delle biblioteche nella e-Parliament Conference trova riscontro nei capitoli ad esse dedicati nelle diverse edizioni del World e-Parliament Report. Nella Conferenza di Roma del 13-15 settembre 2012 è stato presentato da Jeffrey C. Griffith del Global Centre for ICT in Parliament il Rapporto 2012. Per il settore delle biblioteche emerge un quadro di persistente disomogenità nelle infrastrutture tecnologiche. A fronte di biblioteche molto evolute e perfettamente inserite nel piano di sviluppo tecnologico del proprio parlamento, anche con funzioni di leader della gestione e distribuzione dell'informazione, ci sono ancora troppe biblioteche che non hanno accesso all'intranet dell'istituzione e non hanno un proprio sito web. Soprattutto per le biblioteche di piccole dimensioni garantire visibilità sul web ai propri servizi è di fondamentale importanza per il riconoscimento del loro ruolo e valore.

La sessione dedicata alle biblioteche della Conferenza di Roma si è aperta all'insegna del tema cooperativo con una relazione del Segretario della sezione IFLALibrary and Research Services for Parliaments e responsabile del Settore fondi speciali della Biblioteca del Senato. Ricordando la mission della sezione, ha sottolineato come ogni biblioteca parlamentare debba inserirsi nella propria istituzione di appartenenza come attore fondamentale del processo informativo. Per perseguire questo scopo la sezione IFLA opera garantendo assistenza e supporto allo sviluppo delle biblioteche parlamentari attraverso la cooperazione e tramite la condivisione di conoscenze e esperienze e stimolando il dibattito sull'applicazione delle nuove tecnologie. L'edizione aggiornata delle Guidelines for legislative libraries è un prodotto rappresentativo del lavoro della Sezione. Oltre a promuovere la collaborazione tra i propri membri la Sezione a sua volta coopera con altre istituzioni, l'Unione interparlamentare, Associazione dei segretari generali dei parlamenti, il Global Center for ICT in Parliament per portare il punto di vista delle biblioteche parlamentari anche in contesti più generali come, per esempio, proprio la World e-Parliament Conference. L'aggiornamento tecnologico e l'ottimizzazione della gestione dell'informazione digitale coinvolgono le istituzioni parlamentari nel loro complesso, ma in primis le biblioteche parlamentari per le quali la qualità delle informazioni non ha un valore strumentale, ma costituisce essa stessa una finalità. Le biblioteche devono perseguire quindi la qualità e la visibilità dei loro prodotti informativi per assolvere al loro compito istituzionale e perché il loro ruolo sia riconosciuto.

L'ex Presidente della sezione IFLALibrary and Research Services for Parliaments e ora membro del Comitato direttivo ha indicato un percorso di sviluppo che necessariamente punta sul potenziamento dei servizi online della biblioteca e dei contenuti digitali. La biblioteca deve inoltre assolvere ad un ruolo formativo sull'uso delle tecnologie da parte dei propri utenti. I servizi online, i progetti di digitalizzazione dei documenti storici e le iniziative di formazione contribuiscono alla visibilità delle biblioteche e al coinvolgimento dei cittadini nelle attività dei parlamenti. Servizi e contenuti devono inoltre poggiare su scelte tecnologiche in linea con standard più evoluti.

Il Direttore della Biblioteca dell'Assemblea Nazionale del Cameroun ha delineato la struttura e il funzionamento dell'amministrazione parlamentare camerunense individuando nella Direction de l'information documentaire il "luogo privilegiato della cultura e della memoria", comprendente biblioteca e archivi. Nella relazione si sottolinea come la biblioteca sia al medesimo tempo il baluardo della memoria parlamentare e "risolutamente orientata verso il futuro", anche attraverso l'uso delle nuove tecnologie. Nel presente il suo compito è quello di gestire l'informazione e renderla accessibile ed utilizzabile da parte dei parlamentari.

La disponibilità dell'informazione dentro e fuori dal Parlamento e dunque i servizi connessi alla gestione e diffusione dell'informazione sono stati al centro della relazione del Responsabile delle Raccolte dell'Oireachtas (Parlamento Nazionale d'Irlanda), che ha posto un'accento particolare sui requisiti imprescindibili dei prodotti informativi del Library and research service: imparzialità, rilevanza, tempestività, accessibilità e mobilità. La biblioteca deve essere ed essere considerata una fonte autorevole, in grado di gestire tutto il ciclo vitale di un'informazione, dall'attualità alla conservazione digitale. L'innovazione tecnologica è fondamentale (sistema di gestione integrata, capacità di archiviazione digitale, sistema di discovery, servizi web), ma a tutto ciò la biblioteca deve dare un valore aggiunto, orientando la tecnologia verso l'utente e le sue effettive necessità informative.

Dopo cinque edizioni della World e-Parliament Conference appare indubbio che nel quadro sfaccettato dell'informazione parlamentare la biblioteca sia uno degli attori. A seconda della sua storia, della sua fisionomia e delle risorse umane ed economiche di cui dispone si ritaglia un ruolo da protagonista o minore, ma parimenti fondamentale per l'efficacia e la completezza dell'offerta informativa dei parlamentari e dei cittadini.