In quasi un anno di accessi alla biblioteca tramite prenotazione, l'esperienza acquisita è servita per ragionare al meglio su come rendere il servizio sempre più efficiente e vicino agli utenti, semplificandone la fruizione.

Come si ricorderà, dopo la chiusura al pubblico - all'inizio di marzo del 2020 - a seguito dell'emergenza Covid-19, il 15 giugno 2020 la Biblioteca del Senato riaprì le proprie porte agli studiosi che necessitavano di consultare il materiale bibliografico. A garanzia della salute fu prevista fin da subito la rilevazione della temperatura all'entrata tramite termoscanner, l'obbligo di indossare la mascherina in tutti gli spazi della biblioteca, il distanziamento interpersonale di almeno 1 metro e la sanificazione degli ambienti e delle postazioni assegnate agli utenti.

Furono aperte, con ingressi contingentati, solo le sale del piano terra (si veda l'articolo in "MinervaWeb", n. 57, n.s., giugno 2020). La modalità di prenotazione prevedeva l'invio a bibliotecaminerva@senato.it di un modulo precedentemente compilato, con l'indicazione della fascia oraria di preferenza e il materiale bibliografico da consultare. La possibilità di anticipare la richiesta di materiale bibliografico ha consentito di offrire un servizio di consulenza a distanza e di verifica dell'effettiva disponibilità del materiale stesso, molto apprezzato dagli studiosi.

Il 7 settembre 2020, con l'apertura delle sale del secondo piano al pubblico, c'è stato un ampliamento dei servizi offerti e del numero di utenti che si poteva accogliere. Alle tre postazioni del piano terra, infatti, ne sono state aggiunte nove al secondo piano per lo studio con libri propri e quattro per l'utilizzo delle postazioni PC (si veda l'articolo in "MinervaWeb", n. 59, n.s., ottobre 2020).

Per garantire agli utenti una modalità di prenotazione più rapida e semplice da utilizzare, dal 22 marzo di quest'anno la Biblioteca del Senato ha adottato una piattaforma online per la gestione delle prenotazioni, mantenendo invariata l'offerta dei servizi. Questa nuova e più semplice modalità di prenotazione è utilizzabile sia attraverso il sito internet che scaricando l'apposita app per IOS (Apple Store) o Android (Play Store).

Tutti gli utenti che si prenotano sono inseriti nella nuova piattaforma, ma con modalità diverse.

Gli studiosi che richiedono in anticipo il materiale bibliografico da consultare continuano a inviare il modulo di prenotazione e ricevono il medesimo servizio di assistenza a distanza da parte del personale della biblioteca, che si occupa anche di inserire le prenotazioni nel nuovo sistema. È poi il sistema a inviare in automatico la conferma via mail.

Gli utenti che vogliono prenotare per studiare con libri propri o utilizzare le postazioni PC possono gestire in completa autonomia la prenotazione. La scelta è fra tre diverse tipologie di postazioni: postazione di consultazione con volumi propri, postazione di consultazione con volumi propri e disponibilità della rete wi-fi (per queste due tipologie di postazioni è richiesta obbligatoriamente l'indicazione dei volumi propri da introdurre, che devono essere autorizzati) e postazioni PC. In fase di prenotazione, oltre alla tipologia di postazione, si seleziona la fascia oraria (9.30 - 13.30 o 14.30 - 18.30), si riempiono i campi obbligatori (nome, cognome, numero di telefono, email) e si invia la richiesta. Il sistema fa partire automaticamente una mail nella quale è contenuto un link da cliccare per confermare la prenotazione entro due ore, pena la cancellazione della stessa.

In caso di problemi o ulteriori comunicazioni, sarà cura del personale della biblioteca contattare sia gli utenti del piano terra che quelli del secondo piano.

Tutti gli utenti hanno la possibilità, dalla mail di conferma ricevuta o dall'app, di cancellare la propria prenotazione, in caso di impossibilità a visitare la biblioteca.

Inoltre il sistema permette alla biblioteca, attraverso la comparsa di messaggi pop-up, di comunicare in modo rapido con gli utenti, tenendoli informati praticamente in tempo reale sulle novità.

La semplificazione del metodo di prenotazione per l'ingresso in biblioteca è un ulteriore passo nella direzione del miglioramento dei servizi resi al pubblico in questo periodo di per sé non certo semplice.

In quest'ottica invitiamo chiunque abbia commenti o suggerimenti in merito a queste novità a contattarci attraverso il nostro indirizzo mail bibliotecaminerva@senato.it.