Quando il 21 giugno 2003 la Biblioteca aprì le sue porte al pubblico nella sede di Palazzo della Minerva, la scommessa fu quella di mettere a disposizione del maggior numero possibile di persone interessate alle specializzazioni della Biblioteca il suo ricco patrimonio e i suoi servizi.

La Biblioteca del Senato poteva far tesoro dell'esperienza di apertura al pubblico maturata fin dalla seconda metà degli anni Ottanta dalla vicina Biblioteca della Camera dei Deputati e nel contempo si trovava a fare i conti con la percezione collettiva e perdurante di una Biblioteca riservata ai Senatori e al personale del Senato.

Nonostante l'eco mediatica suscitata dalla cerimonia di inaugurazione della nuova sede, tenutasi il 19 giugno, e gli sforzi di comunicazione fatti fin dal principio, la conquista di un vasto pubblico di utenti è stata per la Biblioteca del Senato una strada in salita, ma con una progressione nei numeri molto significativa.

I primi mesi registrarono una ventina di utenti al giorno, che producevano una presenza mensile di circa 400 visitatori. Si trattava prevalentemente di studiosi provenienti dal contesto universitario o di semplici cittadini che in molti casi già in passato avevano avuto contatti con la Biblioteca del Senato e dunque avevano accolto con favore la notizia della sua apertura al pubblico. Per circa un paio di anni la situazione è rimasta sostanzialmente stabile, con qualche oscillazione poco significativa. Va aggiunto che, a quel tempo, la raccolta dei dati statistici da parte della Biblioteca non era sistematica, in quanto gli strumenti di registrazione degli ingressi e i sistemi di gestione interna ancora non consentivano un recupero completo dei dati.

Le serie storiche a nostra disposizione iniziano dunque nel luglio del 2005, a due anni dall'apertura al pubblico.

Come si vede nei grafici 1 e 2, a luglio del 2005 la media giornaliera delle presenze si attestava intorno alle 40 (circa il doppio rispetto ai primi mesi di apertura, ma ancora su livelli piuttosto modesti rispetto alle potenzialità della biblioteca) e il numero delle visite mensili era poco al di sotto delle 900.

Negli anni successivi il trend di crescita è stato sempre più significativo, registrando dei rilevanti incrementi in particolare dopo la nascita del Polo bibliotecario parlamentare del febbraio 2007, contestuale, tra l'altro, all'abbassamento a 16 anni dell'età minima per l'accesso alla Biblioteca. Dopo quella data la media giornaliera risultava raddoppiata (circa 80 presenze al giorno) e il numero delle presenze mensili si attestava intorno alle 1.800. Nel 2008 per la prima volta si superano le 100 presenze di media giornaliera e le 2.000 presenze mensili. Si possono consultare i bilanci redatti nella rubrica I numeri di Minerva: ad esempio, per gli ultimi anni, nel n. 30 e nei numeri 4 e 8 (Nuova serie).

Nel gennaio di quest'anno si sono raggiunte le 179 presenze giornaliere e superate le 4.000 visite in un solo mese.

Nel grafico 3 il confronto tra le medie giornaliere degli anni 2006-2013 risulterà ancora più evidente.

Negli ultimi due anni si registrano complessivamente oltre 25.000 presenze per ciascun anno.

In sintesi, dall'apertura al pubblico ad oggi le presenze si sono quasi decuplicate, il che dimostra che da un lato sono stati efficaci gli sforzi di comunicazione esterna fatti dalla Biblioteca in questo decennio (di cui si può leggere in un altro articolo pubblicato su questo stesso numero di MinervaWeb) e dall'altro che - come dimostrano anche gli esiti dell'indagine sugli utenti condotta quest'anno e di cui si dà conto in un altro articolo di questo numero - i nostri utenti sono stati la nostra migliore pubblicità, spargendo la voce sull'apertura al pubblico e parlando positivamente dei nostri servizi.

Ciò è anche confermato dal fatto che dopo il boom di nuove iscrizioni dei primi anni di apertura - oltre 2.500 nel 2004 - pur essendosi consolidato un pubblico affezionato che continua a frequentare la nostra Biblioteca, il numero delle nuove iscrizioni si è mantenuto stabile, oscillando tra i 1.300 e i 1.600 annuali, a testimonianza di un interesse che continua a contagiare un pubblico sempre nuovo.

In parallelo con l'aumento considerevole dell'utenza si sono mantenuti elevati i livelli di consultazione del materiale bibliografico; apparentemente, i dati sulle richieste da magazzino non sembrano cresciuti in misura paragonabile a quelli degli utenti, ma tale dato va inserito in una politica di aggiornamento delle sale a scaffale aperto, che in questi dieci anni hanno subito numerosi rimaneggiamenti finalizzati a mettere a disposizione i materiali più richiesti e di maggiore interesse per gli utenti, evitando la richiesta a magazzino. Inoltre, non si deve dimenticare che in questi dieci anni la Biblioteca ha puntato molto sulle risorse digitali, acquistando banche dati di periodici, giornali e monografie e digitalizzando parte del patrimonio posseduto, cosicché alla consultazione del patrimonio cartaceo si è affiancato un uso sempre più esteso del materiale elettronico attraverso le postazioni che la Biblioteca mette a disposizione della sua utenza. Il lancio della Biblioteca digitale del Polo bibliotecario parlamentare (di cui si è parlato nel numero 9 di MinervaWeb) ha rappresentato il compimento di questo processo integrando l'accesso alle risorse e facilitandone l'utilizzo.

Il grafico 4 mette in evidenza il trend crescente del numero degli accessi alle postazioni pubbliche, in particolare a partire dal 2008, ossia dopo la nascita del Polo bibliotecario parlamentare che - tra le altre cose - ha consentito, grazie al coordinamento degli acquisti, un aumento significativo delle banche dati disponibili in entrambe le Biblioteche.

Ci si potrà legittimamente chiedere se lo spostamento dalla sede di Palazzo Madama, in posizione centrale rispetto alle attività parlamentari, a quella di Palazzo della Minerva, possa aver avuto un effetto negativo sull'utenza istituzionale, scoraggiando parlamentari e dipendenti nell'uso della Biblioteca. In realtà, i dati dimostrano che l'utilizzo dei servizi già esistenti nella vecchia sede, tra cui il prestito locale, non hanno subito contraccolpi dopo l'apertura al pubblico, anzi in parte hanno segnato qualche incremento, e servizi attivati ex novo dopo l'apertura, come il prestito interbibliotecario, sono stati molto apprezzati dall'utenza istituzionale. Anche l'aumento del numero delle banche dati contenenti migliaia di testi integrali di periodici e giornali messi a disposizione sulla intera Intranet del Senato e in molti casi anche della Camera dei Deputati, nonché la pubblicazione sul sito della Biblioteca digitale del Polo bibliotecario parlamentare, hanno rappresentato un grande incentivo per l'utenza istituzionale, che ha così potuto usufruire anche a distanza delle collezioni acquisite dalla Biblioteca. Nei soli primi due mesi del 2013 (gennaio-febbraio) la Biblioteca digitale ha fatto registrare quasi 5.000 richieste per un totale di oltre 10.000 documenti visualizzati.

Per ultimo, ma non ultimo, il servizio di informazioni bibliografiche e normative ha rappresentato in questi anni il principale strumento per mettere in contatto gli utenti, istituzionali ed esterni, con i contenuti delle ricche collezioni cartacee e digitali della Biblioteca, nonché con i contenuti informativi messi a disposizione dalle istituzioni parlamentari e più in generale dalla rete. In questo tempo, esso ha cercato di rinnovarsi a più riprese non solo per rispondere meglio alle esigenze degli utenti, ma anche per offrire un servizio di qualità sempre più elevata e sempre più personalizzato. I numeri dunque non sono andati crescendo esponenzialmente come quelli degli utenti, ma certamente i contatti con gli utenti si sono sempre più trasformati in consulenze specializzate per rispondere a esigenze specifiche o domande complesse. Contestualmente, si è puntato sull'attività formativa rivolta agli utenti (si veda l'articolo nel numero 13, N.S. di MinervaWeb, contenente un bilancio dei corsi svolti dal 2011) che ha registrato un successo crescente e sulla realizzazione di prontuari e guide per consentire agli utenti di essere autonomi nelle ricerche. Tutto ciò ha d'altra parte permesso al personale specializzato della Biblioteca di dedicare tempo e attenzione alle esigenze più specifiche e alle richieste più articolate.

In conclusione, i numeri sembrano dimostrare che l'apertura al pubblico della Biblioteca è stata una scelta vincente sia dal punto di vista interno dell'istituzione, sia dal punto di vista esterno del pubblico che sempre più numeroso ha potuto usufruire del suo patrimonio e dei suoi servizi specializzati, scelta tra l'altro rafforzata dalla costituzione del Polo bibliotecario parlamentare nel 2007. A questo punto non resta che prepararsi alla sfida del prossimo decennio.