Il 14 e 15 giugno 2012 si è svolto a Copenhagen presso il Folketing (Parlamento danese) il meeting del CERDP (Centro Europeo di Ricerca e Documentazione Parlamentare) Members use of information and changing visions of the parliamentary library.

Istituito nel 1977 su domanda della Conferenza dei Presidenti delle Assemblee parlamentari europee (oggi Conferenza europea dei Presidenti dei Parlamenti), il CERDP ha l'obiettivo di promuovere lo scambio di informazioni, idee, esperienze e buone prassi tra le amministrazioni dei Parlamenti in Europa su temi di comune interesse, di rafforzare una stretta cooperazione tra i servizi parlamentari in tutti i settori inerenti all'amministrazione parlamentare, alla legislazione, all'informazione, alla ricerca e alla documentazione e di raccogliere, scambiare e pubblicare studi preparati dai servizi parlamentari. Nel quadro dello scambio di informazioni, il CERDP promuove, per quanto possibile, l'uso e lo sviluppo delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione. Partecipano agli incontri del CERDP i delegati di 49 paesi europei e i delegati di Israele, Canada e Messico in quanto osservatori presso l'Assemblea parlamentare del Consiglio d'Europa.

L'incontro di Copenhagen ha posto al centro della discussione uno dei ruoli tradizionali delle amministrazioni parlamentari, ovvero la produzione di elaborati di ricerca a supporto dell'attività legislativa, sollevando un dibattito sull'efficacia dei contenuti e della forma di questi prodotti di documentazione. Al meeting hanno preso parte rappresentanti di 31 paesi europei, con delegati provenienti da tutti i servizi parlamentari coinvolti nella produzione e gestione della documentazione (biblioteche e servizi di ricerca e documentazione, informatica).

Il seminario si è sviluppato intorno alla relazione del keynote speaker Iain Watt della Biblioteca del Parlamento europeo. Volutamente provocatorio, l'intervento ha messo a fuoco la problematicità di un'oggettiva valutazione dell'efficacia dei tradizionali prodotti di documentazione offerti ai parlamentari dai servizi preposti e il divario esistente tra lo sforzo in termini di quantità e qualità delle informazioni prodotte da una parte, e il reale valore del servizio percepito dai parlamentari nonché l'incidenza di questi strumenti informativi nelle decisioni politiche dall'altra.

L'esigenza di produrre una documentazione esaustiva nascerebbe, secondo Watt, da un'errata equivalenza tra completezza e oggettività che porta spesso all'elaborazione, proattiva o su richiesta, di strumenti informativi sovradimensionati e dunque poco efficaci nella prassi del dibattito politico. Questo produrrebbe da parte del parlamentare e del suo staff personale il ricorso a fonti di informazione alternative e più efficaci per l'elaborazione della decisione politica, reperite con una ricerca di tipo euristico in rete.

I servizi di documentazione parlamentari sarebbero dunque in competizione con Google e Wikipedia? La risposta universalmente condivisa nega la sussistenza di una vera concorrenza, perché biblioteche e servizi di documentazione produrrebbero i propri strumenti di informazione sulla base di fonti esaustive e autorevoli rispetto a un semplice approccio euristico e acritico alla rete. Ma questo preteso valore "oggettivo" potrebbe non essere sufficiente, e neppure significativo, laddove si ragioni in termini di sintesi, rapidità, efficacia, ovvero nel dibattito politico. Il relatore si è spinto a interrogare la platea sull'effettiva necessità di un'informazione di questo livello di approfondimento e spessore, al di là degli strumenti di comunicazione adottati che li rendono più o meno immediati ed efficaci. E la platea ha convenuto che questo supposto valore fondato sull'esaustività e l'autorevolezza debba cessare di essere percepito come necessario e indiscutibile fondamento del dibattito democratico e che si debba accettare la realtà di un fabbisogno informativo dei parlamentari diverso in termini di contenuti e forma.

E' necessario dunque lavorare sulla selezione delle informazioni (privilegiando i quotidiani, la storia del singolo provvedimento anche in termini di precedenti comportamenti di voto delle diverse parti politiche), sulla modalità di presentazione (progettando prodotti sinottici e navigabili da preferire ai tradizionali dossier di impostazione narrativa) e sul supporto che sempre più dovrebbe smaterializzarsi a favore del documento digitale, magari fruibile su supporto mobile.

Nel contesto attuale in cui sperimentiamo l'eccesso di informazione legato alla facilità di accesso alla rete che sollecita, anche da parte dei politici, decisioni e prese di posizione in tempo reale (per esempio sui social media), il mito della biblioteca e dei servizi di documentazione che fornirebbero il sostrato informativo esaustivo e obiettivo perché il parlamentare possa operare in modo più consapevole (e quindi più democratico) non può più resistere.

Il servizio al parlamentare deve trasformarsi radicalmente ed essere competitivo. L'eventuale "plusvalore" in termini di capacità di produrre informazioni più strutturate e "complete" e "obiettive" può alimentare, per esempio, un canale di promozione dell'istituzione verso l'esterno, verso i cittadini, sia in maniera diretta (come nel caso del Polo bibliotecario parlamentare italiano) con l'apertura della biblioteca al pubblico esterno, sia mediata, con l'offerta di prodotti di documentazione avanzata in rete. Questo valore, tornando alla questione iniziale posta da Iain Watt sulla possibilità di valutare oggettivamente l'efficacia dei prodotti informativi, è misurabile in termini di numero di accessi al sito, media di utenti in biblioteca, volume della circolazione (richieste, prestiti, fornitura di documenti a distanza) e altri valori bibliometrici riconosciuti.

Se la biblioteca parlamentare e i servizi di ricerca e documentazione devono rinnovare la capacità di comunicare i propri prodotti informativi, il cambiamento deve essere supportato dalle scelte tecnologiche delle amministrazioni. Diverse relazioni, inclusa quella di Camilla Hersom, parlamentare danese, hanno confermato il ruolo ormai centrale dei device mobili (tablet e smartphone). L'articolazione complessa del sito web delle assemblee parlamentari risulta poco funzionale se fruita attraverso, per esempio, l'ipad (che risulta essere il device mobile più adottato dalle amministrazioni parlamentari). La tendenza emersa è quella di destrutturare i contenuti del sito in applicazioni (app) per tablet che garantiscono un accesso immediato e semplificato ai dati di cui ciascun parlamentare ha bisogno.

Mobilità, velocità di elaborazione, capacità di archiviazione dei dati, applicazioni per la condivisione dei contenuti, tool amichevoli: queste sono le principali linee di sviluppo individuate nel corso del seminario per affrontare la sfida di parlamentari "nativi digitali" che in alcuni paesi sono già una realtà e in altri sono l'immediato futuro.