Si è svolta presso il Senato spagnolo, nei giorni 17-18 ottobre 2024, la conferenza annuale della IFLA Library and Research Services for Parliaments (IFLAPARL) sezione nata in seno alla International Federation of Library Associations and Institutions (IFLA): un appuntamento annuale che quest'anno aveva la particolarità di essere svincolato dalla conferenza generale (IFLA World Library and Information Congress, WLIC) che ha luogo generalmente in estate, ogni anno in un diverso Paese. Nel 2023, infatti, il Governing Board di IFLA ha avviato un processo di ripensamento delle modalità di realizzazione di un evento che è stato centrale per le biblioteche di tutto il mondo per quasi un secolo (il primo congresso si era svolto nel 1929 in Italia), ma che ora richiedeva una riflessione in termini di sostenibilità e flessibilità, anche considerando che la crisi pandemica ha generalmente rinnovato il modo di lavorare e collaborare. Così, nel gennaio 2024 l'organo direttivo di IFLA ha nominato un comitato di revisione (IFLA WLIC Review Steering Committee) che ha realizzato una pagina informativa e promosso sondaggi e confronti online, a cui anche la Biblioteca del Senato ha partecipato; i primi esiti sono stati resi noti nel report WLIC Pulse Survey Results [2024], che è possibile scaricare da questa pagina.

A maggior ragione, dunque, l'opportunità di un incontro in presenza, concentrato nei tempi e tutto focalizzato su temi specifici delle biblioteche degli organi legislativi, per di più nella prestigiosa cornice del Palacio del Senado di Madrid, è stata colta da numerosi parlamenti. Le due dense giornate, avviate con una riunione aperta - per discutere attività e progetti - dello Standing committee della sezione, hanno visto in azione un centinaio di bibliotecari parlamentari provenienti dai cinque continenti per confrontarsi sui temi dell'innovazione e dell'impatto dei servizi bibliotecari sull'attività dei Parlamenti - questo infatti il titolo della conferenza: "Leveraging Collective Expertise for Innovation and Impact in Parliamentary Libraries and Research Services".

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Saluti inaugurali (17 ottobre)

Il denso programma è stato introdotto da Pedro Rollán, Presidente del Senado de España, che nel suo discorso ha parlato dei rischi di un mondo in cui circolano tante informazioni ma è difficile determinarne la qualità, esponendoci alla distorsione della verità: un quadro che cambierà ulteriormente con l'implementazione dell'intelligenza artificiale. Per questo - ha sottolineato - il ruolo dei bibliotecari come 'guardiani della conoscenza' non ha solo il senso di conservazione della storia, ma guarda al futuro: la biblioteca è un centro nevralgico di comunicazione, responsabile della trasmissione delle informazioni, ed è fondamentale che i parlamentari possano formarsi una migliore opinione sulle fonti qualificate e affidabili che essa mette a disposizione. Oltre ai documenti conservati, la ricchezza della biblioteca è nel capitale umano e il suo staff va valorizzato, riconoscendo il lavoro che svolge; per questi motivi - ha concluso - conferenze come queste sono non solo utili ma «sono imprescindibili, sono necessarie, sono opportune e sono convenienti» [minuto 11'35" della videoregistrazione online; traduzione nostra, ndr]. Al sen. Rollán ha fatto eco Josefa Fuentes García (Dirección de Documentación, Senado de España), che ai suoi ringraziamenti ha aggiunto l'invito a mantenere attivo lo spirito di collaborazione per essere efficaci nei processi di decision making, col fine ultimo di contribuire allo sviluppo della democrazia nel mondo.

Dopo i saluti di Carolyne Ménard (Bibliothèque de l'Assemblée nationale du Québec e Chair IFLAPARL), che ha raccontato il lungo iter che ha portato a una conferenza in modalità svincolata da WLIC, ha preso la parola Anoja Fernando (Knowledge Exploitation Lead, His Majesty's Government, UK) per un keynote speech che ha ripercorso la storia della IFLA Division B, attiva dal 1927, nell'ambito della quale collaborano con IFLAPARL anche le sezioni IFLA dedicate alle biblioteche governative e giuridiche e alle pubblicazioni ufficiali, nonché - più di recente - il gruppo (Special interest group, SIG) che lavora sull'intelligenza artificiale. Soprattutto su quest'ultimo aspetto, centrale nel programma della conferenza, si è soffermato il discorso, richiamando l'EU AI Act (pubblicato il 12 luglio 2024 sulla "Gazzetta ufficiale dell'Unione europea" e disponibile anche in versione italiana) quale pietra miliare nella legislazione di settore: si tratta del Regolamento (UE) 2024/1689 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 13 giugno 2024, che stabilisce regole armonizzate sull'intelligenza artificiale […], per fare in modo che l'uso di quest'ultima assicuri trasparenza, sicurezza, rispetto dei diritti fondamentali e dei princìpi etici, anche fornendo regole valide a livello europeo sulla qualità dei dati. Indubbiamente, l'intelligenza artificiale ci pone di fronte opportunità e sfide: Geoffrey Hinton, Nobel 2024 per la Fisica per i suoi studi su machine learning e reti neurali artificiali, l'ha paragonata alla rivoluzione industriale quanto a potenziale d'impatto; tuttavia i processi che essa attiverà possono essere governati e le biblioteche devono trovare il proprio ruolo in aree quali il supporto ai percorsi decisionali, la gestione dei rischi connessi alla disinformazione, l'accessibilità e la qualità dei dati, anche intervenendo nella creazione e nell'uso di large language models per l'analisi e l'elaborazione di contenuti, o sviluppando competenze nel prompt engeneering per comunicare con intelligenze artificiali ottenendone gli output desiderati, come già è stato fatto negli ultimi decenni col modello di ricerca per parole chiave. Massimizzare le competenze settoriali delle biblioteche - ha concluso - aiuterà a costruire istituzioni più forti, così rispondendo anche all'obiettivo di sviluppo sostenibile n. 16 (Pace, giustizia e istituzioni forti) dell'Agenda ONU 2030.

Il successivo intervento di Carolyne Ménard (Navigating change: preparing parliamentary libraries and research services for a future of innovation), partendo dall'assunto che lo sviluppo di ricerche basate sull'intelligenza artificiale è tanto più inevitabile quanto più essa garantirà accesso a informazioni strutturate offrendo una buona user experience, ha invitato a uscire dalle zone di confort per evolverci, nonostante le istituzioni parlamentari rappresentino continuità e stabilità. È già capitato, peraltro, che l'IA sia entrata nelle aule legislative attraverso i discorsi di alcuni parlamentari che hanno dichiarato di averla utilizzata per redigere i testi letti in corso di seduta (così è accaduto in Italia, ma sono stati riferiti casi anche in Galles, Giappone, Irlanda). L'IFLA Trend Report 2024, pubblicato lo scorso 30 settembre col titolo Facing the future of information with confidence, ha evidenziato alcuni punti nevralgici su cui la comunità dei professionisti dell'informazione deve confrontarsi: le pratiche della conoscenza stanno cambiando via via che le tecnologie trasformano la società, anche se in modo non uniforme; competenze e abilità diventano più complesse e i sistemi informativi usano più risorse; la fiducia nei confronti dell'informazione va rinegoziata, mentre le persone cercano di connettersi con comunità settoriali in cui si riconoscono. A queste sfide, l'IFLA Strategy 2024-2029 risponde con una 'visione' espressa dal motto «Sustainable futures for all through knowledge and information» e si focalizza su tre aree d'impatto, che hanno a che fare rispettivamente con le comunità professionali che danno vita alle biblioteche, con le partnership che le biblioteche possono stabilire e con il cambiamento significativo che esse possono produrre, indipendentemente dalle dimensioni del contesto lavorativo in cui sono inserite. Dal punto di vista delle biblioteche parlamentari, la sezione IFLAPARL declina questi obiettivi in azioni concrete a supporto della partecipazione democratica, agendo come raccordo tra parlamenti e cittadini, scambiandosi esperienze e strategie di problem solving, promuovendo network professionali per rispondere ai temi caldi anche relativi ai processi legislativi, accrescendo l'efficacia dei servizi ai parlamentari con un approccio positivo (espresso dal motto «Start with Yes») e sviluppando standard e buone pratiche di servizio nel contesto parlamentare, per evolvere e per guidare il cambiamento.

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Sessioni pomeridiane (17 ottobre)

La prima sessione pomeridiana si è concentrata su alcune particolarità del Senato spagnolo, che ha presentato una collezione di post-incunaboli, libri stampati nel primo quarto (per alcuni, nella prima metà) del XVI secolo, per l'occasione esposti in mostra nelle sale della Biblioteca, e sulle esperienze di collaborazione di reti di biblioteche parlamentari. Tra queste ultime è stata presentata Red Parlamenta, nata nel 2009 come network di lavoro fra tre parlamenti sudamericani che si è poi esteso a 17 istituzioni partecipanti, diventando un'esperienza di successo per la semplicità di funzionamento, l'approccio collaborativo e volontario, il riconoscimento istituzionale: oltre 500 le domande informative sulle attività dei parlamenti a cui ha dato risposta il suo servizio di reference condiviso. Un'altra esperienza di successo presentata è stata la realizzazione di un servizio di documentazione delle comunità autonome spagnole successive alla Costituzione del 1978 e di un punto d'accesso alla consultazione dei dossier parlamentari, divisi per aree d'interesse, che forniscono un'informazione esaustiva, precisa, immediata.

Le modalità paradigmatiche con cui sono stati proposti esempi di azione delle biblioteche parlamentari si sono arricchite di altri elementi nella sessione pomeridiana, aperta da una relazione di Maria João Amante (Strategies in a parliamentary library) sulle strategie di marketing per incontrare le aspettative dei parlamentari e accrescere l'uso delle risorse della Biblioteca Dos Passos del parlamento portoghese. Basandosi anche sulle Guidelines for parliamentary libraries, elaborate da IFLAPARL e dalla Inter-Parliamentary Union (IPU), la biblioteca ha agito secondo tre direttrici: introdurre alternative digitali ai tradizionali servizi in persona; trovare punti di contatto tra lo staff della biblioteca e quello dei parlamentari, in particolare per i nuovi eletti; promuovere attivamente i servizi della biblioteca avvicinando anche gli utenti potenziali per un'advocacy che esca dalle mura della biblioteca stessa, secondo i concetti del marketing relazionale e dell'environmental scanning, che prende in considerazione anche il contesto esterno. In quest'ottica anche la cooperazione interparlamentare è valorizzata per affrontare insieme problemi comuni.

Si sono concentrati invece sulle pubblicazioni digitali i due rappresentanti del Research Service del Parlamento europeo (EPRS), Étienne Bassot e Alec Vuijlsteke (Digitally native research publication), interrogandosi sullo stato di salute della documentazione parlamentare. Se infatti le pubblicazioni aumentano in modo veloce e piuttosto costante, dal punto di vista formale restano spesso ancorate al formato pdf stand-alone, non ottimale per le nuove esigenze di consultazione che richiedono comunicazione più veloce, accesso da dispositivi sempre più vari, testi più aperti all'aggiornamento e alla co-creazione di contenuti vari (eventualmente incorporando contenuti multimediali), dialogo con le pubblicazioni accademiche. La soluzione del Parlamento europeo (avviata nel 2021 dopo la pandemia, e oggi giunta al primo briefing) è implementare un component content management system (CCMS) che consente di impostare il layout finale quando ancora l'autore - che utilizza uno strumento per realizzare il testo direttamente in formato XML - sta lavorando, così che possa farlo fino all'ultimo minuto, e di pubblicare simultaneamente su vari canali e in diversi formati, anche traducendo in diverse lingue. L'intervento si è chiuso con l'incoraggiamento a interagire con il gruppo IFLA che si occupa delle pubblicazioni delle biblioteche (Library Publishing Special Interest Group, LIBPUB SIG), attualmente più legato all'editoria accademica, la cui esperienza potrebbe nondimeno aiutare a migliorare la documentazione di fonte parlamentare.

Nella parte finale del pomeriggio sono state presentate due stimolanti esperienze. Alexandra Holle (From information overload to insight. Data dashboards for parliamentary users) ha parlato di uno strumento con cui il parlamento ungherese ha inteso semplificare la grande quantità d'informazione che gestisce quotidianamente, sviluppando una serie di infografiche online (statiche o interattive), che propongono ai parlamentari i principali dati statistici nelle materie di loro interesse. Queste tableaux informative - Infotableaus è infatti il nome del progetto realizzato dal servizio Information Service for MPs - sono state realizzate con un processo di lavoro interno e sono diventate la base dei nuovi prodotti di ricerca del parlamento: circa il 70% dei parlamentari ungheresi ha manifestato apprezzamento.

Presso la Camera dei deputati messicana, invece, è attivo INFOCURUL: la sezione informativa di una app - CURUL - integrata nei tablet in dotazione ai deputati, che dà informazioni tempestive ai deputati anche in corso di seduta. La relatrice, Fabiola Elena Rosales Salinas (INFOCURUL & ISU. App and user satisfaction Index), ha esposto le potenzialità di coinvolgimento degli utenti parlamentari, che vengono così raggiunti in modo tempestivo da informazioni e analisi personalizzate, e che spesso tramite questo sistema entrano in contatto per la prima volta con la biblioteca. Al di là dei risultati del singolo progetto, qui rileva una concezione evolutiva della biblioteca parlamentare, che inizialmente era al servizio dei soli membri del parlamento, ma oggi - attraverso una fase di acquisizione di ruoli via via più articolati - si colloca in un sistema complesso di relazioni tra strutture e attività, utenti e stakeholders, cittadini e partner, consentendo l'interazione tra potere legislativo e comunità. L'obiettivo è promuovere i pilastri dell'open parliament come individuati dall'iniziativa Red de Parlamento Abierto de ParlAmericas (RPA): trasparenza e accesso all'informazione pubblica, responsabilità, partecipazione dei cittadini, integrità e applicazione di criteri etici al lavoro parlamentare.

Non in ultimo, ma a ideale conclusione della giornata, l'intervento di Anne-Lise Harding (Measuring innovation readiness. A case study of the House of Commons Library's ability to innovate) ha incoraggiato a ricercare l'innovazione anche in un contesto complesso come quello parlamentare, che ha alti livelli di specializzazione e tradizione, superando l'innovation gap (lo scarto tra disponibilità al cambiamento e capacità di attuarlo) e trovando un equilibrio tra stili di innovazione più cauti o più radicali.

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Prima sessione mattutina (18 ottobre)

Nella terza sessione (dal titolo Innovations and new practices in parliamentary libraries and research services around the world), la mattina del 18 ottobre, sono state presentate diverse esperienze da biblioteche parlamentari in Canada, USA, Togo, Germania, Repubblica di Corea, Thailandia, mentre la sessione dedicata ai poster ha visto protagonisti, oltre al Messico col citato Infotableaus, il Portogallo (con un'esperienza di condivisione procedurale per favorire la circolazione di conoscenze implicite nel team della biblioteca) e il progetto collaborativo EODOPEN.eu (per la digitalizzazione e la gestione dei diritti di materiali del XX e XXI secolo).

Se ne possono trarre altrettanti spunti e inviti: a focalizzare la comunicazione proattiva sull'impatto diretto che le biblioteche possono avere per l'attività dei parlamentari, in termini di tempo risparmiato, disponibilità gratuita di risorse, expertise; a prevedere occasioni di presentazioni dei servizi (in persona o online), giornate di accoglienza dei parlamentari e del personale politico, campagne di consapevolezza; a migliorare la user experience ricorrendo a intelligenze artificiali, come ChatGPT, o a piattaforme di intelligence per comprendere le aspettative degli utenti nel contesto comunicativo, come Digimind; a usare i progetti di digitalizzazione del patrimonio per coinvolgere gli utenti interni; a favorire la collaborazione interna tra servizi - reference, catalogazione, acquisizioni - anche con l'uso di indirizzi email 'one-stop', che offrono all'utente un unico punto di contatto e smistano il lavoro a livello di back office; a realizzare 'How-to' reports per i parlamentari e training anche per i loro staff sugli strumenti offerti, come ha fatto il Congressional Research Service della Library of Congress, che nel 2024 ha creato anche un Agency Connection Center per portare consulenza lì dove gli utenti ne hanno bisogno; a realizzare piattaforme per la gestione di dati e documenti.

Interessanti anche i risultati di un sondaggio su uso e servizi della biblioteca, che è stato somministrato ai membri del Bundestag: pur dando risposte lusinghiere, i deputati tedeschi hanno mostrato di non conoscere pienamente le risorse bibliotecarie a disposizione e di desiderare un'espansione soprattutto di quelle elettroniche. Sono stati infine presentati i tentativi di introdurre l'intelligenza artificiale nell'analisi dell'impatto legislativo da parte del National Assembly Research Service (NARS) della Repubblica di Corea e il progetto di digitalizzazione dei resoconti parlamentari dell'Assemblea nazionale thailandese, basato sul concetto di hackathon - ossia sull'impiego di personale volontario che si sfida in una sorta di competizione virtuosa per la realizzazione collaborativa dell'impresa - comunque innestato in un processo guidato dai servizi di documentazione e col coinvolgimento degli stakeholders istituzionali.

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Sessioni successive (18 ottobre)

La successiva sessione, dedicata alle novità nell'ambito delle reti associative interparlamentari, ha visto protagonisti Red de Bibliotecas parlamentarias de América Latina y el Caribe (Red BIPARLAC), European Centre for Parliamentary Research and Documentation (ECPRD), Association of Parliamentary Libraries of Eastern and Southern Africa (APLESA), si sono confrontati su varie questioni, dall'attività cooperativa nei servizi e nella comunicazione, al riconoscimento della personalità giuridica di questo tipo di reti, dai convegni organizzati ai progetti editoriali. Aggiornamenti sono venuti anche da IFLAPARL, che ha presentato tra l'altro il progetto "Compared Law Database" (COMLAW), un aggregatore di pubblicazioni digitali ad accesso aperto su studi giuridici nazionali e comparati; il progetto fa parte di un più ampio Action Plan con 12 obiettivi, tra cui stabilire nuovi network di parlamenti e con altre associazioni di biblioteche e sviluppare un repository per risorse di ricerca utili ai parlamenti.

L'ultima sessione, dal titolo Leveraging Collective Expertise of Parliamentary Libraries and Research Services in the Age of AI, è stata particolarmente densa, trattando del tema più caldo degli ultimi anni. Dalle molte proposte è emersa una considerazione: speriamo che l'intelligenza artificiale non possa mai prendere il sopravvento sulle persone, ma chi sa usarla potrebbe prendere il sopravvento su chi non lo fa. Rinviamo dunque a una prossima occasione alcuni approfondimenti su questo tema, che si porrà come inevitabile elemento di confronto nell'immediato futuro e su cui le biblioteche parlamentari stanno già riflettendo, a riprova di una vitalità che le due giornate di conferenza hanno ben dimostrato.

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