Servizio del Personale

Ufficio dello stato giuridico

1. Tiene la matricola del personale; forma, conserva ed aggiorna i fascicoli personali; redige il ruolo di anzianità e cura le pubblicazioni ufficiali concernenti il personale.

2. Dà applicazione alle disposizioni riguardanti il personale, predisponendo tutti i provvedimenti concernenti lo stato giuridico ed il trattamento economico dei dipendenti. Cura la raccolta organica e la classificazione delle disposizioni e della prassi amministrativa riguardanti lo stato giuridico del personale. Esprime - su richiesta del Segretario Generale - parere, per quanto di sua competenza, sui provvedimenti normativi concernenti lo stato giuridico ed economico del personale in servizio ed in quiescenza, nonché sulle questioni di legittimità e di merito riguardanti l'interpretazione della normativa vigente.

3. Predispone i provvedimenti conseguenti al collocamento a riposo del personale e provvede alle variazioni e agli aggiornamenti relativi.

4. Tratta le questioni giuridiche attinenti al personale con le Amministrazioni dello Stato, con gli enti assistenziali e previdenziali.

5. Cura gli atti preparatori per le riunioni del Consiglio dell'Amministrazione, ne registra le decisioni, dandone comunicazione agli interessati, e provvede alla conservazione dei relativi documenti e processi verbali.

6. Cura, di concerto con l'Ufficio del trattamento economico e delle relazioni sindacali, gli adempimenti necessari alla preparazione e alla stipulazione dei contratti con il personale estraneo all'Amministrazione.

7. Sottopone al Segretario Generale le proposte relative alle onorificenze al personale.

8. Predispone gli atti necessari alle promozioni e alla progressione nella carriera economica.

4. Esamina le richieste concernenti nuove assegnazioni o trasferimenti di personale, provenienti dai diversi Servizi.

5. In collaborazione con la Struttura dei presidi sanitari, provvede al servizio fiscale sanitario, nonché a tutto quanto concerne l'assistenza sanitaria del personale, eventualmente utilizzando, d'intesa con l'Ufficio di Questura, il personale del Senato addetto agli ambulatori. Cura, inoltre, i rapporti con gli istituti assicurativi per quanto riguarda le polizze assicurative relative ai dipendenti.

6. Istruisce, per la parte di competenza, le pratiche per la concessione di prestiti, sussidi ed altre erogazioni straordinarie al personale.

7. Provvede allo studio, anche ai fini dell'aggiornamento - con la collaborazione dell'Ufficio dello stato giuridico e dell'Ufficio del trattamento economico e delle relazioni sindacali - delle norme riguardanti lo stato giuridico ed il trattamento economico del personale.

8. Cura la pubblicazione del Bollettino degli atti normativi e amministrativi concernenti il personale e degli stampati, ad uso interno, riepilogativi dello stato, delle assegnazioni e delle attribuzioni del personale.

9. Trasmette alle parti i decreti del Presidente del Senato che rendono esecutive le decisioni degli Organi del contenzioso.

10. Sovrintende alla procedura di valutazione delle prestazioni individuali del personale, conservando gli atti relativi. Comunica all'Ufficio dello stato giuridico gli esiti delle valutazioni annuali dei dipendenti ai fini delle promozioni e della progressione economica.

Ufficio per il reclutamento, la formazione e l'aggiornamento professionale

1. Cura la formulazione dei bandi di concorso, provvedendo agli adempimenti per lo svolgimento dei concorsi medesimi.

2. Istruisce le altre procedure di assunzione, provvedendo all'accertamento dei requisiti richiesti ai candidati.

3. Dispone gli accertamenti d'ufficio previsti dal Regolamento dei concorsi e dal bando di concorso.

4. Predispone i decreti di esclusione dai concorsi per difetto di requisiti ovvero irregolarità delle domande di partecipazione.

5. Provvede alla trasmissione delle dichiarazioni di irricevibilità delle domande di partecipazione.

6. Cura la raccolta organica e la classificazione delle determinazioni assunte dalle Commissioni esaminatrici e della prassi amministrativa riguardanti le procedure di concorso.

7. Sovrintende alle modalità di notifica del diario delle prove di concorso e dei risultati conseguiti dai candidati.

8. Cura la formazione e l'aggiornamento professionale del personale, pianificando, anche alla luce delle esigenze rappresentate dai Servizi, le relative attività. A tal fine, individua i profili formativi del personale delle diverse carriere e definisce i relativi percorsi.

9. Conserva la documentazione riguardante i titoli ed i profili professionali dei dipendenti.

10. Organizza tirocini, seminari di studio, scambi di esperienze e mantiene i necessari contatti con istituzioni esterne, nazionali e internazionali, ivi comprese le Università e le Alte Scuole costituite presso enti pubblici o privati.

Servizio del Provveditorato

Ufficio dell'economato

1. Provvede agli atti, ai rapporti contrattuali ed agli adempimenti contabili per l'acquisizione di beni di consumo e di servizi necessari per il funzionamento dell'Amministrazione, la cui fornitura non è indicata tra le competenze di altri Uffici. Provvede altresì, sulla base di proposte trasmesse dagli Uffici per lo sviluppo dei sistemi informativi automatizzati, per la gestione dei sistemi informatici e per le tecnologie e gli strumenti informatici, corredate da requisiti e parametri tecnici, nonché da indicazioni circa il mercato dei fornitori ed eventuali motivi di urgenza, alle acquisizioni di beni e servizi informatici e di comunicazione, per le quali è prevista la forma contrattuale di cui all'articolo 40 del Regolamento di amministrazione e contabilità e alle quali non si applicano le disposizioni sulla rendicontazione trimestrale di cui all'articolo 13 del medesimo Regolamento, curandone i relativi adempimenti di natura amministrativa e contabile.

2. Provvede alla gestione dei servizi di ristorazione e di caffetteria, fermi restando i compiti di vigilanza dell'Ufficio di Questura.

3. Cura gli aspetti tecnici ed economici della stampa e della riproduzione di atti e documenti.

4. Cura la gestione dei magazzini dei beni di consumo, tenendo apposita registrazione.

5. Provvede agli abbonamenti ad agenzie di stampa e di informazione, a giornali e periodici, a banche dati, nonché all'acquisizione di pubblicazioni, all'acquisto di giornali e periodici per gli Organi ed i Servizi del Senato e alla loro distribuzione.

6. Provvede alla gestione dei servizi relativi all'appartamento di rappresentanza e agli appartamenti di servizio.

Ufficio per le gare ed i contratti

1. Predispone e sottopone all'approvazione degli organi competenti, secondo quanto disposto dal Regolamento di amministrazione e contabilità, criteri e modalità procedurali per la scelta dei contraenti e l'acquisizione dei beni e servizi, nonché schemi di contratto.

2. Provvede, sulla base delle proposte e delle specifiche tecniche formulate dagli Uffici competenti, in collaborazione con i medesimi e in applicazione delle norme del Regolamento di amministrazione e contabilità, all'espletamento delle gare e alla predisposizione dei relativi atti, ivi compresi quelli per l'aggiudicazione.

3. Predispone gli atti contrattuali, in collaborazione con i Servizi e gli Uffici interessati, curandone gli adempimenti fino al perfezionamento.

4. Fornisce assistenza giuridico legale agli Uffici interessati in ordine alla vigilanza sull'esecuzione dei contratti.

5. Cura la tenuta dell'Albo dei fornitori e il repertorio dei contratti sottoscritti dall'Amministrazione.

Servizio per le competenze dei parlamentari

Ufficio di amministrazione dei Senatori

1. Provvede all'applicazione delle leggi, dei regolamenti, delle delibere e delle disposizioni attinenti le competenze dei Senatori in carica, al trattamento previdenziale e di solidarietà degli ex Senatori e loro superstiti e a qualunque altra provvidenza economica riferita a Senatori, ex Senatori e loro superstiti.

2. Cura l'amministrazione e la segreteria del Fondo di solidarietà fra gli onorevoli Senatori e ne predispone, d'intesa con il Servizio di Ragioneria, il rendiconto annuale di legislatura.

3. Applica la normativa, le convenzioni e i contratti relativi a facilitazioni e ad assicurazioni per i Senatori.

4. E' incaricato di effettuare rilevazioni e studi, nonché, ove occorra, di elaborare schemi di proposte normative sulle materie concernenti il trattamento dei Senatori, degli ex Senatori e loro superstiti.

5. Prepara i dispositivi di spesa e liquida tutte le competenze spettanti ai Senatori, agli ex Senatori e loro superstiti, nonché i contributi previsti da delibere e disposizioni interne a favore dei Gruppi parlamentari, trasmettendo al Servizio di Ragioneria i ruoli e gli atti occorrenti per i relativi pagamenti.

6. Istruisce le pratiche relative alle elargizioni ed ai contributi straordinari erogati dai Senatori cui spetti tale facoltà.

7. Amministra l'erogazione dei contributi ai Gruppi parlamentari.

8. Predispone le certificazioni ai fini fiscali degli emolumenti corrisposti dal Senato; collabora con il Servizio di Ragioneria per la presentazione da parte degli onorevoli Senatori dei modelli relativi alla denuncia dei redditi e, a tal fine, coordina i rapporti con eventuali consulenti fiscali.

9. Acquisisce e conserva, anche mediante l'impiego di strumenti informatici, tutti i dati relativi ai Senatori sotto il profilo anagrafico e fiscale.

10. Registra le assenze degli onorevoli Senatori dalle sedute di Assemblea ai fini dell'effettuazione delle relative trattenute.

11. Provvede alla gestione contabile delle missioni degli onorevoli Senatori e delle delegazioni ufficiali del Senato e predispone gli atti conseguenti.

12. Ai fini degli adempimenti di competenza, tiene gli opportuni contatti con gli organi della Camera dei deputati, del Parlamento europeo e del Governo.

Ufficio per i servizi ai Senatori

1. Provvede al rilascio ai Senatori di tutti i documenti inerenti alla loro carica.

2. Tratta le pratiche relative alle concessioni di trasporto e ad ogni altra concessione attribuita ai Senatori e agli ex Senatori. A tal fine applica la normativa e le convenzioni stipulate in materia di trasporti, curando i necessari rapporti con i competenti organi ministeriali e con gli enti e società di gestione del trasporto ferroviario, aereo, marittimo e autostradale. Viene consultato in occasione di innovazioni o modifiche delle suddette normative e convenzioni.

3. Applica il Regolamento e le disposizioni concernenti l'assistenza sanitaria integrativa ai Senatori e agli ex Senatori; predispone i dispositivi di spesa e liquida i rimborsi o i contributi erogabili in base al suddetto Regolamento, trasmettendo i relativi atti al Servizio di Ragioneria ai fini del pagamento.

Servizio di Ragioneria

Ufficio del bilancio e del controllo amministrativo e contabile

1. Predispone gli elementi per la redazione dei progetti di bilancio e dei rendiconti consuntivi del Senato, segnalando la necessità di dotazione e di eventuali integrazioni di bilancio; redige il conto patrimoniale del Senato; predispone i provvedimenti per i prelevamenti dal fondo di riserva e per le variazioni di bilancio; segue l'andamento della gestione del bilancio per rilevarne l'aderenza alle previsioni e ne riferisce al Segretario Generale.

2. Esercita, secondo le norme contenute nel Regolamento di amministrazione e di contabilità, il controllo sulle spese e su tutti gli atti che direttamente o indirettamente abbiano effetti finanziari o patrimoniali, segnalando le eventuali irregolarità.

3. Esprime - su richiesta del Segretario Generale - parere, per quanto di sua competenza, sui provvedimenti normativi concernenti lo stato giuridico ed economico del personale in servizio e in quiescenza.

4. Cura la pubblicazione, l'applicazione e l'aggiornamento normativo del Regolamento di amministrazione e di contabilità del Senato e provvede alla formazione e all'aggiornamento di un repertorio organico della normativa e della prassi amministrativo-contabile.

5. Svolge i compiti di segreteria del Fondo di Previdenza del personale e cura l'istruttoria e l'esecuzione degli atti relativi, in attuazione dello Statuto del Fondo stesso.

Ufficio di contabilità, tesoreria e cassa

1. Provvede all'esecuzione dei dispositivi di incasso e di pagamento; effettua le registrazioni contabili relative alle entrate, alle spese, ai movimenti di cassa e alla consistenza patrimoniale.

2. Provvede agli adempimenti relativi ai contributi previsti dalle leggi vigenti ai partiti politici.

3. Sovrintende al servizio di tesoreria e cassa e cura i rapporti dell'Amministrazione con l'istituto di credito al quale tale servizio è affidato.

4. Gestisce il fondo affidato alla cassa sussidiaria e vigila sui fondi la cui gestione sia affidata eventualmente ad altri Uffici o Servizi.

5. Predispone i ruoli di pagamento delle competenze del personale in quiescenza.

6. Provvede al versamento delle ritenute fiscali e dei contributi previdenziali.

7. Provvede all'esecuzione dei dispositivi di entrata e di spesa del Fondo di solidarietà tra gli Onorevoli Senatori e del Fondo di previdenza per il personale ed effettua le relative registrazioni contabili.

Servizio dell'Informatica

Ufficio per lo sviluppo dei sistemi informativi automatizzati

1. Definisce, anche in collaborazione con l'Ufficio Organizzazione - Strategie dell'informatica, nuovi sviluppi e applicazioni informatiche, nonché provvede ai necessari studi di fattibilità.

2. Tiene i rapporti con gli altri Uffici dell'Amministrazione per acquisirne le esigenze in termini di manutenzione evolutiva o di nuovi sviluppi delle procedure informatiche, tenendo informato l'Ufficio Organizzazione - Strategie dell'informatica.

3. Cura la progettazione e lo sviluppo dei sistemi informativi automatizzati del Senato anche affidati a soggetti terzi; in tal caso cura i rapporti con l'ente esterno, definisce le specifiche tecniche del progetto in outsourcing e ne verifica i risultati.

4. Richiede all'Ufficio dell'economato, d'intesa con gli Uffici per le tecnologie e gli strumenti informatici e per la gestione dei sistemi informatici, l'acquisizione di beni e servizi informatici e di comunicazione per quanto di competenza, curandone i relativi rapporti contrattuali e i collaudi. Provvede, ove autorizzato dagli organi competenti, all'acquisizione dei predetti beni e servizi nei casi in cui non sia prevista la forma contrattuale di cui all'articolo 40 del Regolamento di amministrazione e contabilità e si applichino le disposizioni sulla rendicontazione trimestrale di cui all'articolo 13 del medesimo Regolamento.

5. In collaborazione con l'Ufficio Organizzazione - Strategie dell'informatica conduce l'analisi dei flussi informativi e delle loro correlazioni con le strutture organizzative che li gestiscono.

6. Analizza le esigenze di integrazione e coordinamento con i sistemi informativi degli Organi costituzionali, di altri enti e istituzioni, nazionali e internazionali, mantenendo, in collaborazione con l'Ufficio delle informazioni parlamentari, dell'archivio e delle pubblicazioni del Senato, idonei scambi di informazioni e relazioni, nonché curando la progettazione tecnica delle eventuali soluzioni da realizzare congiuntamente o in forma concertata.

7. Cura la produzione e l'aggiornamento della documentazione progettuale ed operativa delle procedure e la trasmette - per i successivi adempimenti gestionali - all'Ufficio per la gestione dei sistemi informatici; segue l'installazione e provvede all'avviamento di procedure o applicazioni, anche se acquisite o sviluppate all'esterno.

8. Cura l'addestramento e l'assistenza agli utenti sulle applicazioni sviluppate per il Senato e sui servizi di consultazione di banche dati di rilievo per l'attività parlamentare.

9. Studia l'evoluzione degli ambienti di sviluppo applicativo e ne propone l'adozione al fine di migliorare l'efficacia e l'efficienza dei sistemi informativi del Senato, anche in relazione ai suoi programmi di sviluppo.

10. Cura di concerto con l'Ufficio stampa e Internet in collaborazione con gli altri Uffici competenti, la progettazione dei siti Internet/Intranet del Senato anche in relazione alle esigenze d'integrazione con le basi dati e provvede alla definizione e all'aggiornamento degli standard tecnici da adottare. Svolge compiti, generalmente associati alla figura del webmaster, di amministrazione e gestione tecnica dei siti Internet/Intranet e di interfaccia con i relativi utenti per le soluzioni di natura tecnico-informatica.

12. Gestisce i rapporti con le organizzazioni o gli enti i cui centri di elaborazione dati sono collegati con il sistema informativo del Senato e con gli utenti esterni.

13. Gestisce il Centro servizi e stampa digitale dei documenti.

14. Sovrintende alla struttura di assistenza telefonica o telematica agli utenti e di smistamento delle richieste relative a manutenzioni e arredi degli uffici, dotazioni informatiche e relative infrastrutture. A tal fine collabora con l'Ufficio per i lavori ed i servizi tecnici e con l'Ufficio per le tecnologie e gli strumenti informatici.

Ufficio per le tecnologie e gli strumenti informatici

1. In base alle indicazioni degli Uffici per la gestione dei sistemi informatici, per lo sviluppo dei sistemi informativi automatizzati, e dell'Ufficio Organizzazione - Strategie dell'informatica, provvede alla valutazione e alla scelta delle architetture, delle soluzioni e degli strumenti riguardanti l'infrastruttura informatica, i sistemi elaborativi, di comunicazione e di supporto alle attività di ufficio, curandone, di concerto con l'Ufficio per la gestione dei sistemi informatici, la progettazione operativa.

2. Segue l'evoluzione della tecnologia della informazione e delle comunicazioni, tenendone periodicamente informato l'Ufficio Organizzazione - Strategie dell'informatica e, a tal fine, provvede a mantenere i contatti con gli operatori commerciali, gli enti e le organizzazioni di studio e di ricerca del settore.

3. Fornisce supporto consulenziale in materia di strumenti e soluzioni informatiche innovative, con particolare riguardo ai sistemi multifunzione digitali e di gestione elettronica del flusso documentale.

4. Tiene i rapporti con le organizzazioni nazionali ed internazionali per la fornitura e lo scambio di conoscenza e tecnologie, nonché provvede alla individuazione di fonti informative esterne di interesse del Senato.

5. Cura, in collaborazione con gli Uffici Organizzazione - Strategie dell'informatica, per lo sviluppo dei sistemi informativi automatizzati, per la gestione dei sistemi informatici, il coordinamento di progetti speciali e innovativi di informatizzazione, anche con riferimento alla gestione elettronica dei flussi documentali.

6. Richiede all'Ufficio dell'economato, d'intesa con gli Uffici interessati, l'abbonamento a banche dati ed agenzie di stampa on-line, nonché l'acquisizione di prodotti a fini di sperimentazione e valutazione, curandone i relativi rapporti contrattuali e i collaudi. Provvede, ove autorizzato dagli organi competenti, ai predetti abbonamenti e acquisizioni nei casi in cui non sia prevista la forma contrattuale di cui all'articolo 40 del Regolamento di amministrazione e contabilità e si applichino le disposizioni sulla rendicontazione trimestrale di cui all'articolo 13 del medesimo Regolamento.

Servizio tecnico e immobiliare

Ufficio per i lavori e i servizi tecnici

1. Provvede alla gestione dei servizi tecnici, tecnologici e di telecomunicazione, curando la progettazione e l'installazione degli impianti nonché la loro manutenzione ordinaria e straordinaria. Studia le prospettive e lo sviluppo dei sistemi e dei servizi in relazione alle esigenze del Senato.

2. Provvede alla manutenzione ordinaria (comprese le attività di pulizia e facchinaggio) e straordinaria degli immobili; elabora i progetti necessari ed i relativi preventivi di spesa; sovrintende all'esecuzione di opere e lavori nelle sedi del Senato. Determina, di concerto con l'Ufficio per la gestione dei sistemi informatici, gli standard e la pianificazione operativa del cablaggio degli immobili.

3. Provvede agli atti, ai rapporti contrattuali, agli adempimenti contabili e per i collaudi, relativi all'acquisizione di beni mobili, esclusi quelli la cui fornitura è espressamente indicata tra le competenze degli altri Uffici.

4. Provvede agli arredamenti, tiene l'inventario generale del patrimonio mobiliare, gestisce i magazzini dei beni inventariati e cura i servizi generali del magazzino centrale.

5. Collabora con l'Ufficio per la gestione dei sistemi informatici e con l'Ufficio per le tecnologie e gli strumenti informatici, al fine di offrire servizi unificati all'utente per quanto riguarda la manutenzione e gli arredi degli uffici, le dotazioni informatiche e le relative infrastrutture.