Procedura in ordine a richieste concernenti dati personali contenuti in atti parlamentari
I cittadini citati negli atti parlamentari - ad esempio, all'interno di una interrogazione - possono rivolgersi al Senato per chiedere che venga attivata la procedura per il "diritto all'oblio", cioè per fare in modo che tali atti non vengano elencati dai motori di ricerca (cosiddetta "deindicizzazione"). Le richieste dei singoli cittadini sono esaminate dal Gruppo di lavoro nominato dal Presidente del Senato che poi riferisce al Consiglio di Presidenza cui spetta la decisione finale.
Quando una istanza viene accolta, il sito web del Senato attua le procedure informatiche più idonee per chiedere ai motori di ricerca di non indicizzare i documenti elencati, quindi di escluderli dai risultati delle ricerche in Rete. E' bene precisare che in nessun caso gli atti parlamentari possono essere cancellati o rimossi dal sito.
Le istanze di "diritto all'oblio" possono essere inviate al Presidente del Senato. Le istanze di diritto all'oblio rivolte al Presidente del Senato se trasmesse via e-mail devono essere inviate esclusivamente da una casella di posta elettronica certificata ed indirizzate a: amministrazione@pec.senato.it. In alternativa possono essere spedite mediante lettera raccomandata al seguente indirizzo: Segreteria Generale del Senato della Repubblica, Piazza Madama, 00186 Roma. Esse devono contenere copia del documento di identità del richiedente, il riferimento agli atti parlamentari e una circostanziata illustrazione dei motivi in virtù dei quali se ne chiede la deindicizzazione. Alle richieste possono essere allegati tutti i documenti ritenuti utili ai fini dell'accoglimento; ad esempio, le sentenze della magistratura.
Il Consiglio di Presidenza del Senato ha affrontato l'argomento due volte nella XVII Legislatura, adottando le delibere che fissano le linee guida del "diritto all'oblio". Di seguito una illustrazione dettagliata.
Testo coordinato delibere n. 31 del 18 dicembre 2013 e n. 62 del 7 maggio 2015 sul diritto all'oblio
1. Alle istanze dei cittadini che, invocando il cosiddetto "diritto all'oblio" con riferimento a loro dati personali contenuti in atti parlamentari di legislature precedenti a quella nel corso della quale le istanze stesse sono formulate e pubblicati sul sito internet del Senato della Repubblica, chiedono di procedere alla deindicizzazione dei predetti atti, si dà seguito - ove ne ricorrano i presupposti di cui ai punti successivi - escludendo dall'indicizzazione da parte dei motori di ricerca esterni - secondo le modalità tecniche adottabili in ciascun caso - il documento informatico contenente l'atto parlamentare in questione, ferme restando la piena reperibilità dell'atto medesimo sul sito istituzionale attraverso il motore di ricerca interno al sito stesso e l'intangibilità dell'atto parlamentare. In ogni caso tali istanze non possono essere presentate prima che siano trascorsi almeno tre anni dalla pubblicazione degli atti parlamentari ai quali si riferiscono *.
2. Le istanze possono riguardare qualsiasi atto parlamentare, ad eccezione degli atti delle Commissioni parlamentari di inchiesta, alla luce della specifica previsione contenuta all'articolo 8, comma 2, lettera c) del Codice per la protezione dei dati personali, che esclude espressamente l'esercizio dei diritti in tema di dati personali di cui all'articolo 7 del medesimo Codice nel caso di trattamenti effettuati dalle suddette Commissioni, salvo nei casi in cui vengano in rilievo esigenze di sicurezza della persona e comunque d'intesa con la Camera dei deputati. Per gli atti parlamentari relativi ad altri organi bicamerali si procede d'intesa con la Camera dei deputati *.
3. Ferma restando la valutazione circa l'eventuale perdurante esistenza di un interesse generale alla massima diffusione dell'atto, a prescindere dal decorso del tempo, sono prese in esame le istanze aventi ad oggetto dati sensibili o giudiziari o riferite a minori ovvero concernenti ricostruzioni di fatti successivamente rivelatesi non vere sulla base di documentazione ufficiale fornita dagli istanti. In particolare, per gli atti di sindacato ispettivo contenenti ricostruzioni di fatti successivamente rivelatesi non vere, la loro pubblicazione sul sito internet del Senato può essere integrata con l'aggiunta della risposta con la quale il Governo ha dato conto dell'infondatezza delle informazioni ivi riportate ovvero con l'aggiunta di altri documenti istituzionali prodotti dal richiedente dai quali risulti in maniera inequivoca il vero esito della vicenda oggetto dell'atto di sindacato ispettivo *.
4. In sede di prima applicazione, sulle istanze presentate alla Presidenza del Senato della Repubblica alla data odierna, l'esame istruttorio è svolto, sulla base dei criteri di cui ai punti precedenti, da un Gruppo di lavoro i cui componenti sono nominati dal Presidente del Senato della Repubblica tra i membri del Consiglio di Presidenza assicurando la rappresentanza di ciascun Gruppo parlamentare. Il Gruppo di lavoro riferisce al Consiglio di Presidenza sulle singole istanze e formula proposte per disciplinare le modalità - ivi comprese eventuali integrazioni o modifiche ai criteri di cui ai punti precedenti -attraverso le quali esaminare le successive istanze che dovessero essere presentate al Senato della Repubblica. Il Gruppo di lavoro, in riferimento a ciascuna istanza, può sottoporre al Consiglio di Presidenza l'opportunità di acquisire sul punto il parere del Garante per la protezione dei dati personali. Sulla questione delibera il Consiglio di Presidenza.
5. Al termine dell'istruttoria da parte del Gruppo di lavoro di cui al punto 4, il Consiglio di Presidenza delibera sulle proposte da questo formulate su ciascuna istanza esaminata; delibera altresì sulle proposte del Gruppo di lavoro medesimo per disciplinare le modalità - ivi comprese eventuali integrazioni o modifiche ai criteri di cui ai punti precedenti - attraverso le quali esaminare le successive istanze che dovessero essere presentate al Senato della Repubblica.
6. L'Amministrazione del Senato della Repubblica è autorizzata a dare immediata esecuzione a quanto stabilito dalla sezione I del Tribunale di Roma con la sentenza n. 21961/2011.
6-bis. La disciplina recante i criteri adottati dal Consiglio di Presidenza ai fini dell'esame delle istanze in tema di diritto all'oblio è pubblicata sul sito del Senato della Repubblica *.
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* Punto modificato dalla deliberazione n. 62/2015 del 7 maggio 2015.