L'articolo 16-bis del Regolamento del Senato (approvato dall'Assemblea nella seduta pomeridiana del 21 novembre 2012) al primo comma prescrive quanto segue:
«Ciascun Gruppo approva un rendiconto di esercizio annuale, entro i termini e secondo le modalità stabiliti dal Consiglio di Presidenza mediante un apposito regolamento di contabilità che disciplina le procedure di contabilizzazione di entrate e spese, con riferimento ai contributi trasferiti dal Senato al Gruppo e destinati alle finalità di cui al comma 2 dell'articolo 16».

Di seguito il testo del Regolamento di contabilità approvato dal Consiglio di Presidenza nella riunione del 16 gennaio 2013, con le successive modificazioni e integrazioni.

Articolo 1 - (Principi e organi per la gestione amministrativa e contabile)

1. Il regolamento di ciascun Gruppo dovrà prevedere:

a) le entrate che costituiscono i proventi del Gruppo e le attività che ne costituiscono il patrimonio;
b) il divieto di distribuire in alcun modo avanzi di gestione, nonché fondi o riserve durante l'esistenza del Gruppo, salvo che la destinazione o la distribuzione non siano imposte dalla legge;
c) le modalità di nomina da parte dell'assemblea e la durata in carica del tesoriere;
d) il procedimento secondo il quale il tesoriere, previa comunicazione all'assemblea, destina alle finalità di cui all'articolo 16 comma 2, del Regolamento le risorse finanziarie trasferite al Gruppo dal bilancio del Senato della Repubblica;
e) le eventuali spese o alienazioni di cespiti che devono essere autorizzate dall'assemblea del Gruppo;
f) le modalità di nomina e la durata in carica del direttore amministrativo del Gruppo;
g) l'incompatibilità tra le funzioni di tesoriere e direttore amministrativo;
h) i soggetti autorizzati ad attivare i conti correnti bancari e postali intestati al Gruppo e ad operare sugli stessi.

2. La funzione di tesoriere è svolta da un senatore del Gruppo. Il tesoriere:

a) autorizza per iscritto le spese, l'alienazione di cespiti e ogni altra forma di impiego del patrimonio del Gruppo in conformità alla destinazione di cui al comma 1, lettera d); è fatta salva l'eventuale previsione di cui al comma 1, lettera e);
b) sottopone alla firma del presidente i contratti e ogni altro atto da cui derivano obbligazioni a carico del Gruppo;
c) provvede all'amministrazione del Gruppo, per quanto non attribuito dal regolamento alla competenza di altri organi, attuando gli indirizzi dell'assemblea e compiendo gli atti necessari o utili per il buon andamento della gestione e per il raggiungimento degli scopi associativi;
d) nei limiti dei poteri di ordinaria amministrazione a esso attribuiti, può rilasciare procure per singoli atti o per intere serie di atti, ivi compresi gli adempimenti connessi alla gestione del personale e agli obblighi contributivi, assicurativi e fiscali;
e) sovrintende all'attività del direttore amministrativo.

3. Il direttore amministrativo:

a) riscuote, sotto qualsiasi forma, quanto dovuto al Gruppo da persone fisiche o giuridiche;
b) esegue il pagamento delle somme dovute dal Gruppo a qualsiasi persona fisica o giuridica, previa verifica della regolarità dei titoli e dei documenti giustificativi e della corrispondenza con l'importo autorizzato dal tesoriere o dall'assemblea, ai sensi del comma 1, lettera e);
c) è responsabile del buon funzionamento del sistema contabile del Gruppo; a tal fine sovrintende all'attività dei dipendenti o professionisti incaricati della materiale tenuta della contabilità;
d) riferisce periodicamente al tesoriere sull'andamento delle attività delle quali è responsabile.

Articolo 2 - (Rendiconto di esercizio annuale)

1. Il rendiconto di esercizio annuale è costituito dallo stato patrimoniale e dal rendiconto finanziario, redatti in conformità al modello predisposto dal Collegio dei Senatori Questori, nonché dalla relazione sulla gestione.

2. Il rendiconto è trasmesso alla società di revisione legale di cui all'articolo 16-bis comma 2, del Regolamento almeno trenta giorni prima della data di convocazione dell'assemblea che deve esaminarlo.

3. Entro quindici giorni dalla data di convocazione dell'assemblea che deve esaminare il rendiconto è depositata presso la sede del Gruppo la relazione della società di revisione di cui all'articolo 16-bis comma 2, del Regolamento. La relazione della società di revisione è allegata al rendiconto.

4. Il rendiconto è approvato dall'assemblea del Gruppo ed è trasmesso, entro il 30 aprile dell'anno successivo all'esercizio di riferimento, al Presidente del Senato ai sensi dell'articolo 16-bis comma 3, del Regolamento.

5. In caso di scioglimento di un Gruppo parlamentare prima della fine della legislatura, l'assemblea del Gruppo approva il rendiconto dell'esercizio che ha termine il giorno in cui ha effetto lo scioglimento. I termini di cui ai commi 2 e 3 decorrono dalla data di scioglimento. L'assemblea del Gruppo che deve esaminare il rendiconto è convocata entro 60 giorni dalla data di scioglimento.

6. Se un Gruppo ne fa richiesta, l'Amministrazione fornisce il programma informatico di contabilità.

Articolo 3 - (Tenuta della contabilità, incassi e pagamenti)

1. Il direttore amministrativo è responsabile del libro giornale e del libro degli inventari, tenuti su supporto informatico.

2. Il tesoriere è responsabile della conservazione, in originale, della corrispondenza, della documentazione amministrativa, delle fatture e di ogni altro documento giustificativo di spesa o comunque rilevante ai fini amministrativi o contabili per cinque anni dalla data nella quale il documento è stato formato o ricevuto.

3. Il libro giornale indica giorno per giorno le operazioni compiute; le registrazioni contabili nelle scritture cronologiche sono eseguite entro trenta giorni.

4. L'inventario è redatto dal direttore amministrativo all'atto della costituzione del Gruppo e, successivamente, al termine di ogni esercizio e contiene l'indicazione e la valutazione delle attività e delle passività. L'inventario è sottoscritto dal tesoriere e si chiude con il rendiconto.

5. Per le donazioni di qualsiasi importo è annotata l'identità del donante.

6. Tutte le operazioni di riscossione e di pagamento sono eseguite attraverso conti correnti bancari o postali intestati al Gruppo, al fine di garantirne la tracciabilità. Sono consentiti pagamenti in contanti, entro i limiti di legge, solo per minute spese non ricorrenti, debitamente documentate.

7. Le spese dei Gruppi sono finalizzate esclusivamente agli scopi istituzionali indicati dall'articolo 16, comma 2, del Regolamento del Senato.

8. Il Collegio dei Senatori Questori, su richiesta del Presidente del Gruppo, può esprimere il giudizio di asseverazione sulle spese non immediatamente riconducibili agli scopi di cui al comma precedente.

Articolo 4 - (Revisione legale)

1. La società di revisione legale selezionata dal Consiglio di Presidenza del Senato della Repubblica, ai sensi dell'articolo 16-bis comma 2 del Regolamento, verifica nel corso dell'esercizio la regolare tenuta della contabilità e la corretta rilevazione dei fatti di gestione nelle scritture contabili, controlla che il rendiconto di esercizio sia conforme alle scritture e alla documentazione contabili e alle risultanze degli accertamenti eseguiti; all'esito di tale attività esprime un giudizio sul rendiconto di esercizio annuale del Gruppo.

2. E' riservato al Consiglio di Presidenza l'esercizio della facoltà di revoca dell'incarico di revisione legale per giusta causa, nei termini dell'articolo 13, comma 3, del decreto legislativo 27 gennaio 2010, n. 39.

3. Per «revisione legale» si intende l'attività svolta secondo le modalità definite dal Capo IV del citato decreto legislativo n. 39 del 2010, per quanto non diversamente stabilito dal Regolamento del Senato e dalla presente deliberazione.

4. La verifica della regolare tenuta della contabilità avviene su base quadrimestrale e consiste nell'esecuzione di procedure con il metodo del campione, volte a riscontrare l'aggiornamento e la tenuta delle scritture contabili e dei libri, in conformità alle norme applicabili ai Gruppi parlamentari.

5. I soggetti incaricati della revisione legale hanno diritto di ottenere dal Gruppo parlamentare documenti e notizie utili per la revisione e possono procedere ad accertamenti, controlli ed esame di atti e documentazione. L'accesso dei predetti soggetti alle sedi del Senato della Repubblica delle quali i Gruppi abbiano la disponibilità, per l'esecuzione dell'incarico di revisione legale, è autorizzato dal Presidente del Senato.

Articolo 5 - (Misure per garantire la trasparenza)

1. Ciascun Gruppo si dota di un proprio sito internet ovvero dispone di una sezione di sito internet, diverso da quello dell'Amministrazione del Senato, a esso univocamente riferibile all'interno del quale sono pubblicati e resi liberamente consultabili i seguenti documenti, dati e informazioni:

a) organizzazione interna del Gruppo;
b) gli estremi (data, importo, causale) dei mandati di pagamento, assegni e bonifici bancari;
c) rendiconti e relazioni sulla gestione.

2. I documenti, i dati e le informazioni di cui alla lettera a) del comma precedente sono prontamente pubblicati sul sito internet e comunque non oltre sette giorni dalla loro disponibilità.

3. I documenti di cui alla lettera b) del comma 1 sono pubblicati su base quadrimestrale entro la fine del mese successivo al quadrimestre di riferimento.

4. I documenti di cui alla lettera c) del comma 1 sono pubblicati successivamente al controllo di conformità di cui all'articolo 8.

Articolo 6 - (Adempimenti al termine della legislatura o in caso di scioglimento dei Gruppi)

1. I Gruppi parlamentari hanno l'obbligo di presentare un rendiconto finale al termine della legislatura entro un anno dal termine della legislatura medesima, ovvero - in caso di scioglimento nel corso della legislatura - entro un anno dallo scioglimento, ai sensi dell'articolo 16-bis, comma 9, del Regolamento del Senato, salvo quanto previsto al comma 5 del presente articolo in relazione all'eventualità che tale obbligo sia assunto dal Gruppo ricostituito che deliberi in tal senso e fermo restando il rispetto dei predetti termini.
In presenza di gravi e comprovati motivi, il Presidente del Gruppo ricostituito della legislatura successiva, qualora l'assemblea del nuovo Gruppo abbia deliberato di subentrare nell'attribuzione degli adempimenti contabili e amministrativi previsti dalla presente delibera, ove non ancora compiuti, e afferenti al Gruppo precedente ovvero abbia deliberato di subentrare nel patrimonio del Gruppo della precedente legislatura, può rivolgere motivata istanza al Consiglio di Presidenza per richiedere, per una sola volta e per la durata massima di un anno, una proroga dei termini predetti relativi alla presentazione del rendiconto finale del Gruppo della precedente legislatura. I Gruppi parlamentari devono allegare la relazione della società di revisione legale di cui all'articolo 16-bis, comma 2, del Regolamento del Senato al rendiconto finale che i Gruppi medesimi devono presentare al termine della legislatura, ovvero in caso di scioglimento nel corso della legislatura, ai sensi dell'articolo 16-bis, comma 9, del predetto Regolamento.

2. Nel caso in cui un Gruppo parlamentare non sia più costituito nella legislatura successiva - ovvero nel caso che, sebbene ricostituito, non intenda subentrare nel patrimonio del Gruppo della precedente legislatura - gli eventuali avanzi di gestione sono restituiti al bilancio del Senato entro il termine massimo di tre mesi dalla presentazione del rendiconto di cui al comma 1, salvo l'accantonamento per far fronte ad eventuali spese e contenziosi. Tali avanzi confluiscono in appositi fondi, istituiti dall'Amministrazione del Senato separatamente per ciascun Gruppo, dove restano vincolati per almeno un anno. In altri fondi confluiscono le risorse risparmiate dall'Amministrazione del Senato dall'inizio della legislatura per effetto della mancata assunzione da parte dei Gruppi parlamentari del personale inserito nell'elenco relativo alla deliberazione del Consiglio di Presidenza del 16 dicembre 1993, n. 58, secondo le previsioni dell'articolo 3 della deliberazione del Consiglio di Presidenza del 3 aprile 2013, n. 1.

3. A fronte di documentate richieste del Presidente del Gruppo disciolto, il Collegio dei Senatori Questori può disporre prelievi dai fondi di cui al secondo periodo del comma 2 per far fronte a eventuali spese pregresse od oneri derivanti da eventuali contenziosi riferibili al Gruppo di cui è avvenuto lo scioglimento. Su richiesta del Gruppo interessato, il Collegio dei Senatori Questori può altresì disporre prelievi dai fondi di cui al terzo periodo del predetto comma 2 da erogare al Gruppo medesimo, con vincolo di destinazione, per far fronte ad oneri derivanti da eventuali contenziosi riferibili al personale ivi indicato fino a concorrenza della quota risparmiata con riferimento a ciascuna unità di personale.

4. I fondi di cui al comma 2 che non siano stati prelevati, ai sensi del comma 3, sono versati all'entrata del bilancio del Senato, nel caso di assenza di contenzioso, decorsi cinque anni dal termine della legislatura, o, nel caso di esistenza di contenzioso, entro sei mesi dal passaggio in giudicato dell'ultimo dei giudizi in corso.

5. Nel caso un Gruppo si ricostituisca nella legislatura successiva è consentito che al Gruppo subentrante vengano attribuiti gli adempimenti contabili e amministrativi previsti dalla presente delibera, ove non ancora compiuti, e afferenti al Gruppo precedente, a condizione che in tal senso deliberi la maggioranza dei componenti l'assemblea del nuovo Gruppo. II Gruppo ricostituito è in ogni caso tenuto a subentrare nell'attribuzione degli adempimenti contabili e amministrativi previsti dalla presente delibera, ove non ancora compiuti, e afferenti al Gruppo precedente qualora decida di subentrare nel patrimonio del Gruppo della precedente legislatura. In caso di subentro nell'attribuzione degli adempimenti contabili e amministrativi, i documenti contabili devono essere conservati presso il nuovo Gruppo per almeno cinque anni; in caso contrario, per il medesimo periodo, dovranno essere affidati all'archivio del Senato.
Il Gruppo ricostituito che intenda subentrare nel patrimonio del Gruppo della precedente legislatura è tenuto, a cura del suo Presidente e del suo Tesoriere, ad istituire un idoneo accantonamento a copertura di eventuali oneri a carico del Gruppo della precedente legislatura. La decisione di subentrare nel patrimonio del Gruppo della precedente legislatura deve essere deliberata dalla maggioranza dei componenti l'assemblea del nuovo Gruppo entro un mese dalla presentazione del rendiconto di cui al comma 1 relativo al Gruppo della precedente legislatura e la deliberazione deve essere portata tempestivamente a conoscenza degli Uffici competenti dell'Amministrazione del Senato.
In caso di ricostituzione del Gruppo, fino a quando il nuovo Gruppo deliberi il subentro nell'attribuzione degli adempimenti contabili e amministrativi previsti dalla presente delibera, ove non ancora compiuti, e afferenti al Gruppo precedente ovvero fino a quando deliberi il subentro nel patrimonio del Gruppo della precedente legislatura, e comunque non oltre il termine massimo di un mese dal giorno precedente quello di inizio della nuova legislatura, è consentito al Gruppo della precedente legislatura - senza ulteriori oneri per il bilancio del Senato ed in ogni caso fatto salvo quanto previsto dalla legge per quanto concerne la disciplina dei rapporti di lavoro subordinato - di utilizzare i contributi ricevuti ai sensi dell'articolo 16 del Regolamento del Senato e non ancora spesi, ai fini della copertura degli oneri connessi alla eventuale prosecuzione dei rapporti di lavoro subordinato in essere alla data predetta. Il Gruppo ricostituito che abbia deliberato di subentrare nell'attribuzione degli adempimenti contabili e amministrativi previsti dalla presente delibera, ove non ancora compiuti, e afferenti al Gruppo precedente ovvero che abbia deliberato di subentrare nel patrimonio del Gruppo precedente, e che non presenti il rendiconto di cui al comma 1 del presente articolo relativo alla precedente legislatura entro i termini ivi indicati, decade dal diritto di subentrare nel patrimonio del Gruppo della precedente legislatura e l'eventuale avanzo di gestione, in tal caso, dovrà pertanto essere restituito al bilancio del Senato, salvo l'accantonamento per far fronte ad eventuali spese e contenziosi.
Nonostante la ricostituzione del Gruppo, qualora il nuovo Gruppo non deliberi di subentrare nell'attribuzione degli adempimenti contabili e amministrativi previsti dalla presente delibera, ove non ancora compiuti, e afferenti al Gruppo precedente ovvero non deliberi di subentrare nel patrimonio del Gruppo precedente e quest'ultimo non presenti il rendiconto di cui al comma 1 relativo alla precedente legislatura entro i termini ivi indicati, il Gruppo della precedente legislatura decade dal diritto di devolvere il proprio patrimonio a quello ricostituito nella legislatura successiva e l'eventuale avanzo di gestione, in tal caso, dovrà pertanto essere restituito al bilancio del Senato, salvo l'accantonamento per far fronte ad eventuali spese e contenziosi.

Articolo 7 - (Esercizio finanziario)

1. L'esercizio finanziario inizia il 1° gennaio e termina il 31 dicembre di ciascun anno.

2. In corrispondenza dello scioglimento del Senato della Repubblica, l'esercizio ha termine il giorno precedente la data della prima seduta della nuova Camera; da tale data ha inizio il primo esercizio finanziario per i Gruppi della nuova legislatura.

3. Nel caso di scioglimento di un Gruppo durante la legislatura, l'esercizio finanziario ha termine il giorno in cui ha effetto lo scioglimento dello stesso.

4. In caso di costituzione di un Gruppo nel corso della legislatura, il primo esercizio finanziario ha inizio dalla data di costituzione del Gruppo.

Articolo 8 - (Controllo di conformità del rendiconto)

1. Il Collegio dei Senatori Questori, esaminati i documenti di cui al comma 1 dell'articolo 2 e il relativo giudizio della società di revisione legale, delibera la conformità del rendiconto al Regolamento del Senato.

2. Qualora un Gruppo non trasmetta il rendiconto nei termini previsti all'articolo 2 ovvero esso non sia conforme alle prescrizioni del Regolamento del Senato, il Collegio dei Senatori Questori invita, con lettera motivata, il Presidente del Gruppo a provvedere alla regolarizzazione fissando il termine per l'adempimento. Nel caso in cui il Gruppo non provveda, il Collegio dei Senatori Questori comunica gli esiti al Consiglio di Presidenza che, con propria deliberazione, dispone la riduzione o la decadenza dal diritto all'erogazione dei contributi spettanti al Gruppo.

Articolo 9 - (Disposizione transitoria)

1. Il Gruppo parlamentare che si ricostituisca nella XVII legislatura può deliberare, nella sua prima riunione convocata ai sensi dell'articolo 15 del Regolamento, di succedere al Gruppo della XVI legislatura, a condizione che l'assemblea del medesimo Gruppo abbia deliberato di devolvere il proprio patrimonio a quello eventualmente ricostituito nella successiva legislatura. In questo caso, il nuovo Gruppo subentra nella titolarità del patrimonio del Gruppo della precedente legislatura.

Articolo 10 - (Entrata in vigore)

1. Le disposizioni della presente deliberazione si applicano ai Gruppi parlamentari a decorrere dalla XVII legislatura.

Modello di rendiconto finanziario (vedi sopra, articolo 2 del Regolamento di contabilità) »