Dal 22 gennaio scorso la Biblioteca del Senato ha adottato il sistema Aleph 500 anche per la gestione degli acquisti. La sperimentazione, iniziata con esiti positivi dal settore dei libri, verrà successivamente estesa anche agli altri settori (fondi speciali, risorse elettroniche, periodici).

Dal punto di vista del back office il passaggio dal sistema di gestione amministrativa tradizionale ad Aleph ha consentito di razionalizzare l'iter dell'acquisizione del libro. Dall'ordine al fornitore alla collocazione sullo scaffale le fasi di lavorazione prevedono il progressivo arricchimento delle informazioni sul libro presenti nel sistema: una registrazione breve del documento viene inserita in Aleph al momento dell'ordine e completata durante le fasi di ordinamento e catalogazione dopo l'arrivo del volume in biblioteca. I vantaggi del nuovo sistema vanno dall'eliminazione delle operazioni ripetitive di registrazione degli stessi dati su strumenti diversi, al controllo in linea dei documenti posseduti e in acquisizione che riduce al minimo le possibilità di duplicazione, al monitoraggio continuo del servizio offerto dai fornitori e del livello di attività della Biblioteca nel settore delle acquisizioni.

Dal punto di vista dell'utente web il nuovo servizio consente una migliore informazione sul patrimonio della Biblioteca. Consultando il Catalogo corrente è ora possibile conoscere non solo i volumi già disponibili per la consultazione, ma anche i titoli ordinati e i volumi in corso di lavorazione. Nella pagina Disponibilità copie lo Status copia indica a che punto dell'iter di acquisizione si trova il documento cercato:

• Ordinato significa che la Biblioteca ha ordinato il documento a un fornitore.
• Lavorazione significa che la copia è in Biblioteca e gli Uffici stanno ultimando le procedure di acquisizione.
• In catalog. significa che la copia è in catalogazione presso gli Uffici.