Negli ultimi anni, le biblioteche in generale e quelle parlamentari in particolare si stanno interrogando sul proprio futuro, in conseguenza dei cambiamenti profondi che stanno interessando i parlamenti come istituzioni e le biblioteche come fornitori di servizi di informazione.

All'interno di questo quadro così complesso, in cui ciascuna biblioteca parlamentare deve affrontare sfide che in parte sono sue proprie, in parte caratterizzano anche le altre biblioteche della stessa tipologia, e riconoscendo la necessità di un serio benchmarking e l'importanza dello scambio professionale tra biblioteche, da maggio a ottobre 2010, grazie all'accordo tra i vertici delle amministrazioni del Senato e del Parlamento Europeo (PE), un funzionario della Biblioteca del Senato è stato distaccato presso la Biblioteca del Parlamento Europeo.

L'obiettivo di questo distacco è stato duplice: da un lato, condurre, per conto della Biblioteca PE, uno studio qualitativo sul suo modello organizzativo e in particolare su alcuni tra i servizi offerti (il sito web, la formazione degli utenti, i servizi in sede, l'assistenza bibliografica e documentale), individuandone punti di forza e di debolezza; dall'altro, analizzare, per conto della Biblioteca del Senato, i metodi di lavoro della Biblioteca PE per ricavarne possibili suggerimenti e soluzioni organizzative da applicare al Polo bibliotecario parlamentare.

Il distacco ha previsto innanzitutto la partecipazione al programma formativo solitamente offerto dalla Biblioteca PE ai nuovi arrivati, allo scopo di farsi un'idea della biblioteca e di costruirsi un quadro complessivo della sua organizzazione e caratteristiche. Successivamente è stata garantita l'opportunità di incontrare parte dello staff e di fare delle brevi interviste per raccogliere impressioni sui metodi di lavoro e l'ambiente della biblioteca.

La partecipazione alle riunioni periodiche della biblioteca, in particolare le riunioni generali del personale, quelle operative, quelle degli Information Specialists, quelle dei project teams, hanno fornito elementi conoscitivi di dettaglio sulle strategie e le politiche di sviluppo messe in atto dalla biblioteca.

Un'altra area di interesse è stata l'InfoDesk, la cui conoscenza è stata approfondita allo scopo di osservare le attività giornaliere dal punto di vista dei servizi di contatto con l'utenza e di comprendere meglio il rapporto tra il front-office e il back-office, aspetto spesso delicato della vita di una biblioteca. La presenza all'InfoDesk ha anche consentito di capire quali categorie di utenti utilizzano la sede fisica della biblioteca (e con quali motivazioni) e verificare che tipo di richieste arrivano tramite il servizio "Ask the library", all'indirizzo di posta della biblioteca e per telefono.

Una particolare attenzione è stata infine posta sull'attività di formazione offerta dalla Biblioteca ai suoi utenti; mediante la partecipazione a un certo numero di InfoSessions (sessioni formative generali, specializzate e avanzate sulle fonti documentarie) e anche alla cosiddetta Summer Academy (la sessione intensiva organizzata nel periodo estivo), molti elementi sono stati raccolti e idee relative alle possibili applicazioni di questo modello.

È stata inoltre presa in esame la documentazione prodotta nel corso degli anni dalla Biblioteca e archiviata nel wiki interno e nei vari server condivisi, approfittando del fatto che la biblioteca PE ha tra le sue caratteristiche quella di tradurre in documento scritto e di condividere qualunque cosa accada al suo interno.

Durante questi sei mesi i contatti e gli scambi di vedute e di idee con il management della biblioteca sono stati continui.

Grazie a questo sistematico lavoro di raccolta dati, nonché di osservazione e partecipazione diretta alla vita della biblioteca, si è così potuto disporre di informazioni sufficienti per un'analisi approfondita della Biblioteca del Parlamento Europeo e per elaborare una proposta operativa per il Polo Bibliotecario Parlamentare, facendo tesoro delle best practices.

Pur nella diversità delle scelte effettuate (la Biblioteca PE è un servizio esclusivamente interno, mentre il Polo bibliotecario parlamentare mette collezioni e servizi anche a disposizione del pubblico esterno), l'occasione ha certamente contribuito ad arricchire le due biblioteche, ad attivare un canale collaborativo e ad avviare un confronto di esperienze da mettere al servizio delle istituzioni parlamentari e del loro quotidiano funzionamento.