Riportiamo un articolo descrittivo del Library and Research Service del Parlamento indiano, già pubblicato lo scorso settembre sul sito dell' IFLA, in occasione dell'IFLAPARL pre-conference a Washington, per condividere l'esperienza di quel servizio bibliotecario nel connettere i parlamentari ad un'informazione di qualità. Ringraziamo Manju Jain, Direttrice della Biblioteca, per averci autorizzati alla pubblicazione. La traduzione dall'inglese è a cura della redazione.

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Nel mondo di oggi l'informazione è percepita come molto importante: ciò è tanto più comprensibile nell'età delle tecnologie di informazione e comunicazione (ICTs). Come di fatto il Parlamento e i parlamentari giocano il loro ruolo dipende largamente dalla profondità con cui l'informazione di qualità e il dialogo permeano le attività parlamentari. Nell'attuale scenario la varietà e la portata dell'informazione richiesta dai membri del Parlamento sono cresciute fino ad una tale ampiezza da richiedere una vasta varietà di inputs e tecniche a loro disposizione.

Nel 1921 fu creata una piccola biblioteca per i membri dell'allora Assemblea Centrale Legislativa indiana. Oggi, questa biblioteca è cresciuta fino a diventare un servizio a tutti gli effetti, chiamato Parliament Library and Reference, Research, Documentation and Information Service, noto più comunemente con l'acronimo LARRDIS.

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Il LARRDI Service

Il LARRDI Service non è soltanto un magazzino di libri, pubblicazioni, dibattiti legislativi e resoconti parlamentari ma anche un luogo di conservazione della conoscenza. Il Servizio è attualmente diviso nelle seguenti Divisioni funzionali: Biblioteca, Reference per i parlamentari, Ricerca e Informazione, Stampa e Pubbliche relazioni, Audiovisivi e Televisivi, Museo e Archivio parlamentare, Ufficio Studi e Formazione parlamentare (BPST). Il LARRDI Service è inoltre integralmente collegato ai servizi di informatizzazione del Segretariato del Lok Sabha [N.d.R.: il Lok Sabha, tradotto con House of People, è una delle due Camere del Parlamento indiano].

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La Biblioteca

La Biblioteca del Parlamento indiano è una delle più ricche fonti di informazione per i membri del Parlamento. Contiene più di 1.250.000 volumi a stampa, bollettini nazionali e internazionali, pubblicazioni governative e altri documenti. Possiede circa 85 quotidiani indiani e stranieri e 475 periodici in inglese, hindi e altre lingue indiane. Le attività della Biblioteca del Parlamento sono state automatizzate usando un software sviluppato in casa - LIBSYS - per venire incontro ai bisogni di reference dei membri del Parlamento, delle Commissioni, del personale di ricerca e reference e di tutti gli altri, mettendoli in grado di accedere attraverso Internet alla base informativa della biblioteca.

Si può accedere a una collezione digitale di bibliografie, annuari, relazioni, atlanti, dizionari e altro ancora attraverso la rete locale. Al momento è in corso un progetto di digitalizzazione per la creazione di file PDF sulle attività in corso del Lok Sabha, compresi interrogazioni e dibattiti, i libri rari accessibili presso la biblioteca, le più recenti pubblicazioni prodotte dal servizio di ricerca e informazione, i resoconti delle commissioni e dei comitati, etc.

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La Sezione di documentazione

La Sezione di documentazione è anzitutto responsabile di collocare, raccogliere, classificare e indicizzare tutta la letteratura e gli articoli apparsi sui giornali, libri, riviste, ricevuti dalla Biblioteca del Parlamento. I titoli vengono opportunamente annotati e organizzati secondo uno schema di classificazione per soggetti e inseriti nel software LIBSYS. Sono ricercabili attraverso la homepage del Parlamento indiano, sotto l'icona "Parliamentary Documentation".

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La Sezione della rassegna stampa

La Sezione della rassegna stampa raccoglie importanti ed aggiornati articoli di stampa, commenti editoriali ed articoli sugli sviluppi nei campi legislativo, politico, economico, socioculturale, scientifico e tecnologico. I ritagli sono tratti da vari quotidiani inglesi e hindi pubblicati in diverse parti del Paese. Ritagli di stampa in inglese scansionati e selezionati da luglio 2011 in avanti possono essere ricercati attraverso il numero di classificazione e le parole chiave.

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La Divisione di ricerca e informazione

La Divisione di ricerca e informazione (R&I) del Segretariato del Lok Sabha accoglie le molteplici richieste di ricerche ed informazioni da parte dell'Hon'ble Speaker (HS), dell'Hon'ble Deputy Speaker (HDS) e dei membri del Parlamento. I dirigenti e il personale di questa divisione costituiscono le Aree o Sezioni funzionali specializzate nei seguenti soggetti: Area degli affari economici e finanziari, Area Istruzione e ricerca scientifica, Sezione dei giornali di informazione parlamentare, Area degli affari costituzionali e legali, Area degli affari parlamentari, Area degli affari politici, Unità di prassi e procedura, Area degli affari sociali, e la sezione del Who's Who.

La Divisione prepara un gran numero di discorsi ben documentati, spunti di discussione, documentazione introduttiva, appunti e note, su vari argomenti di dibattito, che vengono utilizzati per le varie conferenze, seminari e workshop parlamentari internazionali o regionali. Inoltre, le bozze delle risoluzioni, dei memoranda, delle dichiarazioni di carattere generale o su temi specifici discusse o adottate in tali consessi sono esaminate e corrette secondo il punto di vista nazionale. Versioni non a stampa di tali bozze sono a disposizione della Conference Branch per l'attività ulteriore. La divisione prepara bollettini legislativi e di informazione da far circolare fra i membri del Parlamento, relativi ai progetti di legge all'esame del Parlamento stesso e sugli argomenti di specifico interesse sui quali il Parlamento potrebbe intraprendere una discussione. I bollettini sono disponibili sulla homepage del Parlamento indiano.

Il "Journal of Parliamentary Information", trimestrale, è una fonte di informazione sugli sviluppi nelle prassi e nelle procedure, sull'evoluzione parlamentare e costituzionale, sull'analisi delle sessioni, su eventi e attività importanti del Parlamento indiano e di quelli stranieri, su articoli di riviste di interesse parlamentare etc. Il "Journal" è accessibile attraverso la homepage del Parlamento.

Attraverso la rete Intranet è fornito l'accesso ad alcune delle maggiori pubblicazioni raccolte dalla Divisione di ricerca e informazione sui vari aspetti del funzionamento del Parlamento, prassi e procedure ed altri temi di rilievo.

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Il Servizio di reference per i membri del Parlamento

Poiché i membri del Parlamento necessitano di una informazione fattuale, obiettiva, concisa ed aggiornata per l'effettiva partecipazione alle discussioni parlamentari, la Biblioteca ha messo in grado il Servizio di rispondere alle domande sia in inglese che in hindi. Sono state create diverse postazioni di assistenza divise per materia, alle quali i parlamentari possono porre le loro richieste.

Il portale informatico per i parlamentari [N.d.R: sul tema si veda anche più avanti] è strutturato per fornire loro un servizio di reference online. I parlamentari possono ora inviare online le loro richieste e ricevere informazioni su argomenti importanti sul loro portale. Inoltre, un gran numero di segnalazioni del reference sono accessibili su Intranet per la ricerca online e sono altresì spedite per e-mail ai membri di entrambe le Camere.

Fin dal 15 marzo 1996 la homepage del Parlamento indiano (http://parliamentofindia.nic.in) si è affermata come un'importante fonte di informazione e strumento di consultazione per i parlamentari. Oggi, i separati siti web del Lok Sabha e del Rajya Sabha [N.d.R.: il Rajya Sabha, tradotto con Council of States, è l'altra Camera del Parlamento indiano] sono retti dai rispettivi Segretariati e sono linkati all'interno della homepage del Parlamento indiano, che contiene anche le homepage degli Speakers e dei parlamentari stessi.

L'informazione parlamentare accessibile attraverso la homepage comprende soprattutto: gli affari della Camera, bollettini e resoconti del lavoro svolto durante ogni sessione, interrogazioni, dibattiti, relazioni ai progetti di legge e testi dei progetti di iniziativa governativa o parlamentare, notizie sulle commissioni, con riferimento alla composizione, i membri, incontri, argomenti prescelti, disegni di legge deferiti, sedute, calendario dei lavori, viaggi di studio, comunicati sulle relazioni presentate e le azioni intraprese, documenti da esaminare, notizie sul Segretariato etc.

In aggiunta a quelle su riportate, dal portale sono accessibili le regole di procedura e di conduzione dei lavori parlamentari, le direttive del Chair, il manuale del governo indiano sugli stessi lavori parlamentari, i bollettini di informazione e le note del reference. Inoltre, dalla homepage sono accessibili la rete TV del Lok Sabha (che trasmette 24 ore su 24), il calendario della sua programmazione e importanti spezzoni filmati. Ancora, link agli open data del governo (https://data.gov.in/), ai siti dei corpi legislativi degli Stati indiani, degli altri Parlamenti, dell'Unione interparlamentare, dell'Associazione parlamentare del Commonwealth, del Presidente dell'India, del Primo Ministro e dei Ministri, degli Stati e dei territori dell'Unione, della commissione elettorale e delle corti indiane.

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Il Portale per i parlamentari

Recentemente lo Speaker del Lok Sabha, Sumitra Mahajan, ha lanciato un portale per l'uso esclusivo da parte dei membri del Parlamento. Ora i parlamentari possono optare fra molti servizi online, comprese la presentazione di interrogazioni e comunicazioni secondo le regole della procedura parlamentare e le richieste di informazioni attraverso un modulo elettronico.

Tutti i parlamentari sono forniti di certificati digitali per tale scopo. Attraverso il portale i parlamentari sono in grado di ricevere informazioni su progetti di legge, sedute di commissioni, agenda dei lavori, documentazione pervenuta sui vari temi etc. Periodicamente si tengono esercitazioni per far familiarizzare i parlamentari con l'uso del portale.

I membri del Parlamento indiano ed il personale sono dotati di adeguata infrastruttura elettronica, comprensiva di accesso a Internet e al servizio di messaggi di posta elettronica con nome di dominio sansad.nic.in. Al fine di facilitare la condivisione di dati e l'accesso a Internet, è stata creata una rete LAN all'interno del complesso del Parlamento. Attualmente è in corso la realizzazione del wi-fi nell'intero complesso parlamentare. La connessione informatica verso il mondo esterno è fornita dal National Informatics Centre Network, noto come NICNET. Il NICNET collega anche tutti i Ministeri e Dipartimenti centrali, le capitali di Stato, le principali istituzioni e i quartiergenerali di distretto di tutto il Paese.

I parlamentari hanno agevolazioni per l'acquisto di computer e periferiche, compresi apparecchi e-Reader, in accordo con le norme finanziarie. Si organizzano anche corsi di formazione informatica per metterli in grado di fare il miglior uso delle attrezzature. I partiti politici che hanno uffici all'interno del complesso del Parlamento sono titolari di un desktop, di un gruppo statico di continuità (UPS), una stampante e la connessione Internet.

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Conclusioni

Lo sforzo continuo della Biblioteca è quello di stare al passo con le più aggiornate tecnologie così da assicurare sufficienti mezzi per offrire ai parlamentari servizi bibliotecari e di ricerca adatti ad un mondo interconnesso.

Certo, c'è sempre spazio per ulteriori miglioramenti. Il Segretariato del Lok Sabha ha costituito un comitato per raccomandare, di tanto in tanto, misure per l'automazione dei vari servizi concepiti per i parlamentari, e, in secondo luogo, per l'introduzione della tecnologia al fine di migliorare l'efficienza negli uffici che soddisfano i bisogni della Camera, delle sue commissioni e dei membri.