Archivistica / 1
Archivio
1) complesso dei documenti legati da un vincolo originario, perché prodotti o acquisiti da un ente, una famiglia o una persona nel corso di una sua attività; potrà definirsi registratura o archivio corrente, se le pratiche sono in fase di trattazione; archivio di deposito quando, pur prevalendo ancora i fini amministrativi, si proceda ad un suo stabile ordinamento e alla selezione dei documenti degni di essere conservati; archivio storico, o Archivio senz'altro, per essere destinato alla conservazione e allo studio storico e scientifico;
2) nell'accezione più antica, luogo di custodia di un complesso documentario;
3) istituto incaricato della conservazione, dove spesso sono riuniti più archivi di enti e persone;
4) impropriamente, collezioni di centri di documentazione o banche dati di editori, prive di vincolo archivistico.
Elenco di versamento
Allestito dall'ufficio produttore o da un'apposita commissione all'atto di consegna di documenti all'archivio storico, serve per l'immediata verifica della loro consistenza; può tuttavia svolgere, prima che ne sia redatto l'inventario, funzioni di strumento di ricerca per il pubblico.
Guida
Strumento di ricerca che riporta in modo sommario contenuto e struttura di più complessi archivistici, accomunati o dal luogo di conservazione, o dalle funzioni svolte dagli enti produttori, o dalla materia che documentano.
Inventario
Strumento di corredo di un archivio o di una sua serie, redatto al termine del riordinamento definitivo. Espone nell'introduzione storica la natura e le funzioni dell'ente produttore e la trasmissione dei documenti; nella parte descrittiva, la struttura organica e la consistenza della documentazione. In appendice possono trovarsi regesti di singoli atti, indici e tavole di raffronto con gli ordinamenti precedenti.
Sistema Informativo
Guida elettronica dove le descrizioni obbediscono a criteri di uniformità e sono strutturate in campi. La consultazione, a differenza delle banche dati, disincentiva la ricerca per parola chiave, presentando gli archivi nelle loro articolazioni gerarchiche e nel contesto degli enti produttori o dei patrimoni degli istituti che li conservano.