Amministrazione - Uffici e Servizi

Segretariato generale

Ufficio degli affari generali

1. Cura il protocollo (organizzato secondo le più idonee tecnologie) di tutti gli atti che pervengono in Senato.

2. Provvede, su indicazione del Segretario Generale, alla tenuta della corrispondenza ufficiale e della distribuzione delle pratiche tra i vari Servizi; coadiuva il Segretario Generale nella istruttoria delle pratiche da questi direttamente trattate.

3. Conserva gli atti ed i documenti del Senato che non siano assegnati ad altri Servizi.

4. Cura, in collaborazione con i Servizi interessati, la predisposizione degli atti e dei lavori preparatori per le riunioni del Consiglio di Presidenza; ne registra le decisioni, dandone comunicazione ai competenti Servizi e provvede alla conservazione dei relativi atti, documenti e processi verbali.

5. In collaborazione con i Servizi interessati, assiste il Segretario Generale ai fini della partecipazione di questi a convegni e conferenze ufficiali.

Ufficio per gli affari legali

1. Cura, per le questioni non attinenti ai procedimenti parlamentari, la consulenza legale al Presidente del Senato, al Consiglio di Presidenza, ai Senatori Questori e al Segretario Generale, anche tramite la predisposizione di memorie scritte su problemi giuridici di particolare rilevanza.

2. Assiste Servizi ed Uffici, a seguito di loro richiesta o di indicazione del Segretario Generale, su questioni legali, anche tramite l'espressione di pareri.

3. Provvede agli adempimenti relativi alla rappresentanza in giudizio del Senato e della sua Amministrazione, compresi quelli attinenti alla giurisdizione interna, anche curando i rapporti e collaborando con l'Avvocatura dello Stato e gli avvocati del libero foro.

Ufficio stampa e Internet

1. Svolge le funzioni di portavoce del Senato secondo le direttive degli organi del Senato e del Segretario Generale.

2. Coordina la propria attività con quella dell'Addetto stampa del Presidente del Senato, fornendo ad esso i necessari supporti e collaborando con le attività da esso poste in essere.

3. Cura i rapporti dell'Amministrazione con gli organi di informazione.

4. Provvede allo spoglio della stampa quotidiana e periodica e all'acquisizione dei ritagli nel sistema informativo.

5. Cura la rassegna stampa quotidiana e provvede alla sua distribuzione.

6. Raccoglie sistematicamente e tiene aggiornata, attraverso la rassegna della stampa avente maggiore diffusione, la documentazione di attualità intorno agli argomenti di maggiore rilievo nei settori politico, parlamentare e amministrativo e collabora, sugli argomenti anzidetti, a ricerche e studi condotti dagli altri Uffici.

7. Provvede alla sala stampa del Senato curandone la vigilanza e assicurando il necessario supporto ai giornalisti.

8. E' responsabile della comunicazione attraverso il sito Internet: a tal fine redige le pagine di comunicazione di attualità, organizzando lo scambio delle informazioni di base nell'ambito dell'Amministrazione; assicura, in collaborazione con Servizi e Uffici, la corretta e tempestiva alimentazione e redazione delle pagine; tiene i contatti con l'Ufficio Organizzazione - Strategie dell'informatica per quanto riguarda i rapporti tra Internet e gli aspetti generali dell'informatica.

Ufficio Organizzazione - Strategie dell'informatica

1. Studia le soluzioni organizzative e procedurali atte ad offrire un miglioramento dell'efficienza operativa - anche tenuto conto delle analisi compiute dall'Ufficio per la valutazione dell'azione amministrativa - e promuove le iniziative in ordine all'ammodernamento dei mezzi e dei metodi di lavoro. In collaborazione con i Servizi e gli Uffici interessati, elabora progetti di riorganizzazione da sottoporre al Segretario Generale.

2. Provvede, secondo gli indirizzi del Segretario Generale, alla definizione e al monitoraggio delle strategie organizzative che, anche attraverso la individuazione di progetti di riassetto e razionalizzazione dei processi amministrativi, conducano ad un miglioramento dell'efficienza e dell'efficacia dell'azione amministrativa. In tale contesto, collabora alla predisposizione di piani di aggiornamento professionale con l'Ufficio per la valutazione, la formazione e l'aggiornamento professionale.

3. Partecipa, insieme all'Ufficio per lo sviluppo dei sistemi informativi automatizzati e di concerto con gli Uffici interessati, all'analisi dei processi lavorativi ai fini dello sviluppo della loro informatizzazione.

4. Sulla base delle esigenze dell'Amministrazione e in collaborazione con gli Uffici per le tecnologie e gli strumenti informatici, per la gestione dei sistemi informatici e per lo sviluppo dei sistemi informativi automatizzati, propone al Segretario Generale gli obiettivi ed i parametri di qualità e prestazione ai fini della scelta delle architetture hardware e software necessarie per la realizzazione dei progetti e controlla lo stato di avanzamento dei progetti stessi.

5. Collabora alla definizione delle linee evolutive del sistema informativo del Senato in modo da fornire supporto alle nuove strategie organizzative, individuando i progetti di sviluppo delle applicazioni a tal uopo necessari.

6. Per le questioni di competenza, tiene gli opportuni contatti con soggetti esterni che operano nei settori dell'organizzazione e dell'informatica.

Ufficio per la valutazione dell'azione amministrativa

1. Acquisisce tutte le determinazioni con le quali vengono stabiliti specifici obiettivi all'azione dei singoli Uffici, Servizi ed Aree dell'Amministrazione.

2. Riceve dal Servizio del Personale le informazioni necessarie ad una puntuale conoscenza dell'allocazione delle risorse umane e, dagli altri Servizi, quelle relative alle risorse tecniche, tecnologiche e materiali a disposizione dell'Amministrazione.

3. Sulla base dei documenti raccolti, analizza e studia gli aspetti economici e finanziari della gestione, ponendo attenzione ai problemi di efficienza ed efficacia, e predispone relazioni sulla congruenza tra obiettivi predefiniti in sede di indirizzo politico e risultati conseguiti, in un'ottica di valutazione e controllo strategico.

4. Propone le iniziative necessarie per il controllo della qualità dell'azione amministrativa, ne cura la realizzazione e predispone le relative relazioni.

Ufficio per la prevenzione e la sicurezza sul lavoro

1. Provvede, in collaborazione con gli Uffici competenti per materia, all'analisi dei fattori di rischio esistenti nei palazzi del Senato e delle loro reciproche interazioni, ne valuta l'entità mediante metodi analitici o strumentali e provvede, con l'ausilio dei "medici competenti" e di eventuali professionisti specializzati, all'esecuzione di campagne di indagine finalizzate all'individuazione di rischi specifici. Tiene i rapporti con i Rappresentanti dei Lavoratori per la Sicurezza, informando il Collegio dei Senatori Questori ed il Segretario Generale dei problemi segnalati.

2. Elabora e mantiene aggiornati il documento di valutazione dei rischi ed i piani di emergenza. In tale contesto elabora, in collaborazione con gli Uffici competenti per materia, le misure preventive e protettive e i dispositivi di protezione individuale.

3. Propone programmi di informazione sui rischi e, di concerto con l'Ufficio per la valutazione, la formazione e l'aggiornamento professionale, programmi di formazione per attuare le misure di prevenzione. Provvede, in collaborazione con gli Uffici competenti per materia, all'organizzazione delle esercitazioni di evacuazione degli immobili del Senato.

4. Partecipa alle riunioni periodiche di prevenzione e protezione dai rischi fornendo il proprio supporto tecnico per le questioni attinenti la tutela della salute e della sicurezza dei lavoratori e di tutti coloro che frequentano i palazzi.

5. Cura l'esecuzione delle visite mediche periodiche di controllo del personale esposto a specifici rischi professionali.

Ufficio di segreteria del Collegio dei Senatori Questori

1. Cura l'organizzazione dei lavori del Collegio dei Senatori Questori e tiene a tal fine i rapporti con i Servizi e gli Uffici che istruiscono le pratiche da sottoporre al Collegio, anche allo scopo di garantire la completezza degli incartamenti e delle documentazioni.

2. Prepara gli atti delle sedute, ne redige i verbali, provvede alla loro pubblicazione sul Bollettino degli Organi collegiali, assicurando comunque la tempestiva comunicazione delle decisioni adottate.

3. Fornisce ai Senatori Questori l'assistenza e il supporto necessari allo svolgimento dell'attività del Collegio e interessa i Servizi ed Uffici competenti per la consulenza tecnico-amministrativa richiesta.

4. Acquisisce elementi di informazione circa l'esecuzione delle decisioni e delle delibere del Collegio.

Informazioni aggiuntive

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